Sekretær til direktionen i Forsvarets Etablissement- og Terrænkommando i Hjørring

Vil du være en del af et stærkt og velfungerende ledelsessekretariat, hvis fornemste opgave er at støtte den øverste ledelse? Ønsker du at arbejde med en bred opgaveportefølje inden for administration og ledelsesbetjening? Og er du en erfaren sekretær med stort overblik, der fungerer godt i et dynamisk miljø og en ofte travl hverdag?

Så er du måske vores nye sekretær i Ledelsesstøttesektionen i Etablissement- og Terrænkommandoen (tidl. Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse).

Om os:

Ledelsesstøttesektionen er en lille sektion i Ledelsessekretariatet, der har syv ansatte foruden sekretæren – en personlig assistent, en chefsekretær, tre sagsbehandlere, en ledelseskonsulent og en sektionschef. Vi leverer den direkte ledelsesstøtte til den øverste ledelse, bestående af chefen og vicechefen for Etablissement- og Terrænkommandoen. Vores opgaveportefølje spænder bredt, og vi går til opgaverne med en stor faglighed og ansvarsfølelse. Vi arbejder generelt meget selvstændigt og bruger i høj grad hinanden til sparring. Handlekraft, troværdighed og samarbejde er vigtige værdier i vores tilgang til opgaveløsning, adfærd og samspil. Hverdagen er præget af gensidig hjælp og samarbejde, gode kollegaer og højt humør.

Som en del af støtten til den øverste ledelse har Ledelsesstøttesektionen en direkte berøring med store dele af Etablissement- og Terrænkommandoens stab og divisioner, den øvrige del af Forsvaret, Forsvarsministeriets departement samt andre styrelser, myndigheder og civile samarbejdspartnere.

Om stillingen:

Som sekretær for den øverste ledelse, er din primære opgave, at støtte chef og vicechef i det daglige virke, og dine opgaver er mangeartede og varierede. Du samarbejder i funktionen med alle dine kolleger i sektionen, men de nærmeste samarbejdspartnere for din opgaveløsning er chefsekretæren og den personlige assistent. Sammen udgør I ”forkontoret” og er således en centralt omdrejningspunkter for den øverste ledelses aktiviteter.

Sammen med chefsekretæren bliver du ansvarlig for planlægning af hverdagen og det praktiske virke omkring den øverste ledelse. I den forbindelse har du hånd i hanke med tilrettelæggelse og koordination af chefens interne og eksterne mødevirksomhed samt rejser. Du vil også selv skulle deltage i nogle møder og rejser til vores forskellige etablissementer rundt omkring i Danmark, hvor din opgave primært vil være af praktisk karakter som chauffør og støtte for den øverste chef. Du skal derfor forvente at være på farten en dag eller to i 10-15 uger hen over året.

Du skal også støtte den øverste ledelse med skriftlige produkter, og du skal derfor kunne formulere dig godt på dansk. I koordination med den personlige assistent og relevante bidragsydere fra kommandoen, skal du udarbejde håndakter og briefinger, du skal selvstændigt skrive taler for chefen, og du skal tage referat i direktionsmøder, relationsmøder og andre fora, hvor chefen sidder for bordenden. Ligeledes planlægger du i samarbejde med den personlige assistent og sektionens sagsbehandlere chefens behandling af sager og oplæg.

Derudover skal du varetage planlægningen af ceremonielle arrangementer og aktiviteter i Etablissement- og Terrænkommandoen, som fx julegudstjeneste og nytårsparole.

I forbindelse med regeringens beslutning om at accelerere opbygningen af Forsvarets kampkraft blev Ejendomsstyrelsen pr. 1. marts 2025 lagt ind under forsvarschefens myndighedsområde, nu med navnet Etablissement- og Terrænkommandoen. Der følger en del forandringer af denne organisationsændring, og det er derfor vigtigt, at du kan agere konstruktivt i en foranderlig organisation. Du skal forvente, at den travlhed også skaber travlhed i virket for sekretær og øvrige støttefunktioner. Opgaver skal ofte skal løses i et højt tempo, med korte deadlines og i et samspil med både interne og eksterne samarbejdspartnere.

Vi lægger stor vægt på at skabe rum for kompetenceudvikling og andre udviklende aktiviteter, og du vil i stillingen have stor mulighed for at få indsigt i strategi- og ledelsesprocesser, større forståelse for at arbejde i en politisk styret organisation samt skabe relationer i og uden for koncernen. Vi har fokus på den nødvendige balance mellem arbejds- og privatliv, og vi tilbyder muligheden for hjemmearbejde, når opgaver tilsiger det. Du skal dog forvente, at din rolle tæt på ledelsen og dine opgaver kræver, at du er fysisk tilstede de fleste dage.

Ved ansættelse vil du blive onboardet og grundigt oplært i stillingen.

Om dig:

Vi forventer, at du er en dygtig sekretær, og at du har erfaring med ledelses- eller direktionsbetjening gerne i en offentlig virksomhed. Vi forventer at du er motiveret, ansvarlig og at du har mod på at kaste dig over opgaverne. Det er en fordel af have erfaring fra forsvaret, men ikke et krav.

Det er vigtigt at du har gode evner inden for planlægning, analyse og struktur og har sans for detaljer såvel som helheden. Du skal kunne formulere dig klart, både skriftligt og mundtligt.

Du vil indgå i flere forskellige mødefora, og du vil få indsigt i mange sager, af og til af fortrolig karakter, så vi forventer, at du har en veludviklet situationsfornemmelse og evner at håndtere denne position tæt på den øverste ledelsen med diskretion.

Det er vigtigt, at du har gode sociale kompetencer og evner at danne og pleje netværk. Selv om du ofte skal arbejde selvstændigt, skal du også være en udpræget holdspiller. Du skal arbejde engageret, være udadvendt og bidrage positivt til en god stemning i sektionen og Ledelsessekretariatet.

Ansættelsesvilkår:

Ansættelsen sker i henhold til den til enhver tid gældende Fællesoverenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere.

Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.

Arbejdsstedet er i Hjørring

Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.

Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.

KONTAKT OG ANSØGNING

Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte fungerende sektionschef Anna Busch Nielsen på telefon 2542 5884 eller mail: [email protected].

Har du spørgsmål til ansættelsesprocessen eller løn- og ansættelsesvilkår, kan du kontakte Forsvarsministeriets Personelkommando, HR-konsulent Mia Nordbeck Carlsson på telefon 3266 5716.

Send din ansøgning, CV og uddannelsesbevis snarest og senest den 20. april 2025. Vi holder samtaler 24.-25. april. Stillingen er til besættelse 1. juni 2025.

I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.

OM FORSVARETS ETABLISSEMENT- OG TERRÆNKOMMANDO (FES)

Etablissement- og Terrænkommandoen støtter og servicerer militære og civile myndigheder under Forsvarsministeriet. Vores opgave er at levere og udvikle attraktive fysiske rammer, som er nødvendige for deres daglige virke.
Vi bygger nyt, vedligeholder, driver kantiner og gør rent på tjenestesteder i hele landet.
Vi har på vegne af Forsvarsministeriets koncern ansvaret for det grønne område, der blandt andet omfatter miljø, energi og naturpleje.
Vores hovedkontor er i Hjørring, men vi har medarbejdere i hele landet. Vi er i alt 1600 ansatte, der tæller både civilt og militært ansatte. Vi er en organisation baseret på stærke fagfællesskaber, og vi prioriterer det tværgående samarbejde højt.
• Vi har ansvaret for over 600 lokationer spredt ud over hele Danmark.
• Vi administrer over 6000 bygninger og forvalter øvelsesområder, der samlet set er på størrelse med Mors.
• Vi bygger og vedligeholder i år for knap en milliard og er blandt andet bygherre på store projekter som campus til de nye F35-kampfly.