Sekretær til direktøren hos DeiC (Aarhus)

Vi søger en erfaren og struktureret sekretær til at hjælpe vores direktør med blandt andet kalenderstyring, mødebetjening, rejseadministration, samt til general administrativ assistance til organisationen.

Administrativ og energisk ankerperson 
DeiC (Danish e-infrastructure Consortium) har til opgave at koordinere den nationale digitale forskningsinfrastruktur som et samarbejde med og mellem de danske universiteter. DeiC koordinerer leverancen af den digitale forskningsinfrastruktur, som leveres af universiteterne for at give forskere ved de danske universiteter adgang til en digital infrastruktur, der muliggør forskning og uddannelse på højt internationalt niveau. DeiC har i de seneste år fået tilført en lang række nye opgaver, hvilket naturligt betyder, at organisationen og vores direktør har meget travlt. Vi søger derfor en erfaren sekretær for vores direktør og som administrativ assistent for organisationen.  

For at lykkes og trives i rollen er det vigtigt, at du sætter en ære i at skabe struktur og har nemt ved planlægning og prioritering. At du har øje for helhedsoverblikket, og nemt ser, hvad der er brug lige nu, og nemt kan skifte fokus, hvis tingene ændrer sig. 

Dine opgaver vil primært være: 

• Hjælpe vores direktør med kalenderstyring og planlægning af møder
• Mødeforberedelse og mødebetjening
• Referat- og notatskrivning
• Håndtering af bestillinger og indkøb
• Følge op på aktiviteter i det administrative årshjul
• Diverse opgaver i økonomi-systemet
• Opfølgning på tidsregistreringer, ferieregnskab o. lign.

Vores forventninger til dig

• At du har praktisk erfaring med sekretærrollen, gerne indenfor universitetsverden eller anden offentlig administration
• At du har erfaring med administrative it-systemer
• At du er en dygtig planlægger
• At du har nemt ved at balancere mellem helhedsoverblikket og de mindre detaljer 
• At du har gode skriftlige og kommunikative evner, også på engelsk
• At du går til opgaverne med god energi og generelt er proaktiv og serviceorienteret

Hvad tilbyder vi dig
Et ansvarsfuldt og varieret job i en enhed, der er i udvikling og har stor samfundsmæssig betydning. DeiC består lige nu af cirka 30 medarbejdere, hvoraf halvdelen har arbejdssted på DTU i Lyngby, og den anden halvdel på Aarhus Universitet. Du vil have arbejdssted på DeiCs kontorer på Århus universitet. Vi har et højt fagligt niveau og med fokus på et godt arbejdsmiljø.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til OAO-S-fællesoverenskomsten og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK/Stat).

Stillingen er på 37 timer og ønskes besat pr 1. november 2024. Du vil referere til Sekretariatschefen.

Arbejdssted er på DeiCs kontor i Aarhus. 

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 26. september 2024 . Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte Sekretariatschef Camilla Mariana Johansson, 93510909. Læs mere om DeiC .

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen.

Om DeiC 
DeiC er en enhed under Uddannelses- og Forskningsministeriet. Alle medarbejdere er ansat på DTU, som er værtsuniversitet. Vi er fysisk placeret på kontorer på henholdsvis DTU, Aarhus Universitet og Syddansk Universitet og er vant til at arbejde sammen på tværs via digitale platforme. DeiC er det nationale samarbejde mellem universiteterne om levering af digital forskningsinfrastruktur og tjenester med det formål, at forskere ved danske universiteter skal have adgang til en digital forskningsinfrastruktur, der muliggør forskning og uddannelse på højt internationalt niveau. Vi dækker et spektrum af kompetencer fra teknisk infrastruktur og software over datamanagement til kommunikation og organisering af events. Vi deltager i internationale projekter, ofte i samarbejde med universiteterne, med disse forskellige kompetencer.