Sekretær til Administrationen

HVEM er dette stillingsopslag relevant for?
Er du uddannet lægesekretær/sekretær og har du erfaring fra et lignende job, så vil vi meget gerne høre fra dig. Om du har kendskab til det præhospitale område er ikke udslagsgivende, da vi og dine øvrige kollegaer vil give dig dette kendskab.
Noget af det, som du primært kommer til at fordybe dig i, er at afdække og udarbejde svar på klagesager i forbindelse med Movia Flextrafik i tæt samarbejde med Befordringsservice. Det er en opgave, som du skal sætte en ære i at gå i dybden med, da vi ønsker at sikre en grundig afdækning af sagerne.
Hver 3. uge bliver det din opgave at bemande vores reception og varetage de opgaver der ligger i dette.
Da en af dine andre opgaver bliver at besvare opkald fra bl.a. regionens borgere er vigtigt, at du er lydhør og empatisk.

Hvis du samtidig også er:

• Omhyggelig
• Struktureret
• Udadvendt
• Nysgerrig
• Reflekterende
• Og engageret – både fagligt og socialt

……så er vi ret sikre på, at du vil passe fremragende ind i Administrationen i Præhospitalt Center.

Opgaverne kræver, at du er skarp til at journalisere – eller er interesseret i at blive det. Vi benytter os af systemet GetOrganized (GO), så hvis du har erfaring med det, så fortæl os det endelig. Planen er, at du kommer til at være en del af superbrugergruppen på journaliseringssystemet.

Derudover ser vi gerne at du:

• Har erfaring fra et sekretariat
• D4-redaktør eller har et ønske om at blive det
• Solidt kendskab til Office-pakkens produkter, ikke mindst Outlook og Word
• Mestrer skriftlig dansk og grammatik
• Kan trives med at din kontakt til borgerne ikke er fysisk, men pr. telefon eller på skrift
• Derudover skal du være nysgerrig på at lære at anvende forskellige systemer

Og så gør det ikke noget, hvis du kan skrive i et tempo, som var dine fingre en ambulance med udrykning.

Arbejdet i en Administration rummer mange dokumenter, breve, sagsakter og lister. Derfor er det nødvendigt, at du sætter en ære i systematik og orden, så overblikket forbliver klart.

HVAD er opgaven?
Opgaverne på dit bord vil være alsidige. Nogle af dine primære opgaver kommer du til at dele med dine kollegaer. Opgaverne er bl.a.:

• Telefon-, mail- og receptionsbetjening
• Klagesagsbehandling; opgaven består i at du skal afdække og udarbejde svar på de serviceklagesager og utilsigtede hændelser (UTH), som vi modtager i forhold til vores operatør Movia Flextrafik. Her ser vi gerne, at du sætter en ære i at afdække de forskellige sager og går i dybden med de forskellige sagsakter, der indgår
• Publicering af stillingsopslag og tovholder i rekrutteringsprocesser i samarbejde med kollega
• D4-redaktør; D4 er regionens dokumentportal, hvor retningslinjer skal udarbejdes og opdateres løbende
• Sekretærbistand til Præhospitalt Centers områder

Et lille udpluk af yderligere opgaver:

• Journalisering i vores ESDH system GetOrganized, i daglige tale GO
• Udarbejdelse af dagsordener og mødereferater til møder hvor du har sekretariatsbetjeningen
• Opdatering af aktiveringstelefonliste
• Dialogmøder med sygehuse og patientforeninger
• Planlægning af møder og bestilling af forplejning
• Risikovurderinger af arrangementer i Region Sjælland
• Klargøring og opdækning til arrangementer af varierende størrelser. Der vil være møder, hvor du skal kunne flytte på borde og stole for at gøre lokaler klar.
• Postfordeling og sortering
• Hente varer ifm. indkøb

HVOR vil du have arbejdsplads?
Præhospitalt Center har til huse i Næstved, Ringstedgade 61, 13. etage.
Du bliver ansat i Administrationen nærmere betegnet i sekretariatet, hvor du sammen med 3 sekretærer skal sikre et godt fundament, hvor alle i Præhospitalt Center kan henvende sig og blive guidet og få hjælp til opgaver og svar på spørgsmål. Derudover er det vigtigt i bogstavelig forstand at leve op til vores motto: One Call does it all.
Sekretariatet er åbent mandag til torsdag fra 08.00 til 15.30 og fredag fra 08.00 til 15.00.

Hvis du kan sætte flueben ud for størstedelen af dette stillingsopslag, så er vi ikke i tvivl om, at vi kan få stor glæde af dig. Men du skal selvfølgelig også vide, hvad du får, hvis du vælger os:
På nuværende tidspunkt består Administrationen af 19 medarbejdere, der er dedikerede i deres arbejde om at sikre Region Sjællands borgere et stærkt og trygt akutberedskab.

Afdelingen indeholder mange forskellige titler – fra ledelses- og økonomikonsulenter til special- og chefkonsulenter med data, løn og driftsplanlægning som arbejdsområde.

For os er det vigtigt med en uformel og sjov omgangstone, hvor alle trygt skal kunne komme med inputs og idéer til løsninger af fælles problemstillinger.

... og ikke mindst vil vi sørge for at du bliver grundigt introduceret til os og dine nye opgaver.
Et er sikkert – vi kommer altid i mål sammen!

HVORNÅR starter ansættelsen?
Der er ansøgningsfrist den 28. oktober 2024 kl. 12.00.
Der afholdes ansættelsessamtaler den 4. og 7. november 2024.
Vi ser frem til, at du kan blive vores nye kollega pr. 1. januar 2025.

Vi slutter med HVOFOR?
Egentlig bør vi altid starte med HVORFOR! Så spørg dig selv: Hvorfor har du lyst til at søge et job hos os? Hvorfor er du den rette kandidat? Hvorfor skal du være vores nye kollega?
Gør dig disse overvejelser og kan du herefter se dig varetage ovenstående opgaver, så send os en ansøgning.
Er du blevet nysgerrig? Har vi vakt din interesse? – så tøv ikke – send din ansøgning af sted - vi glæder os til at høre fra dig! – skulle du har spørgsmål til stillingsopslaget, er du meget velkommen til at kontakte chefsekretær Dorte Stauner på tlf.: 5768 4129 eller mobil 2946 1207.

Bliv en del af noget større
Præhospitalt Center favner alle regionale ansatte, der arbejder med det præhospitale område. Det inkluderer Befordringsservice; Ambulance Sjælland; Kvalitet, Udvikling og Uddannelse; Administrationen samt den præhospitale forskningsenhed.

Når du arbejder i Præhospitalt Center, indgår du i et team af dygtige og passionerede kolleger. Du får en hverdag, hvor flere forskellige fagligheder arbejder for et stærkt regionalt akutberedskab – heriblandt læger, sygeplejersker, ambulancefolk og patienttransport-reddere, dispatchere samt befordringsservice. Sammen skaber vi et godt, udviklende og uformelt arbejdsmiljø med fokus på arbejdsglæde og psykologisk tryghed.

Vores vigtigste opgave er at sikre Region Sjælland professionel præhospital kvalitet inden for akutberedskab, befordring og uddannelse – i et innovativt og anerkendende perspektiv med borgeren i centrum.

Dagligdagen i Præhospitalt Center kan være meget omskiftelig med uforudsigelige opgaver. Tag gerne et kig på vores Facebook- og LinkedIn-profil, hvor du kan følge med i hverdagen i Præhospitalt Center.

Om Region Sjælland
Vi er regionens største arbejdsplads med mere end 19.000 medarbejdere og et budget på 23 mia. kroner. Vi løser opgaver inden for sundhed, psykiatri og regional udvikling og driver en række sociale institutioner. Klik ind på www.regionsjaelland.dk og læs mere om regionens opgaver, struktur og geografi. Du finder os også på Facebook, Twitter og LinkedIn.