Sekretær til Sekretariat og Organisation på Bispebjerg og Frederiksberg Hospital

Sætter du en ære i struktur og finder glæde i at gøre en forskel bag kulisserne? Hos os får du en varieret hverdag og mulighed for både faglig og personlig udvikling.

Vi søger en dygtig administrativ koordinator, som leverer høj kvalitet i administrative processer og er proaktiv. Du vil have ansvar for interne processer på hospitalet, i samarbejde med direktionen, dine kollegaer i stabene. Vores nye kollega er serviceminded og arbejder selvstændigt på tværs af faggrupper, interessenter og organisatoriske grænser.

Om os

Bispebjerg og Frederiksberg Hospital er Byens Hospital og Danmarks næststørste akuthospital, målt på optageområde. Som en del af hospitalets stab får du mulighed for at være med til at præge organisatoriske tiltag og sikre service af høj kvalitet. Vi er det samarbejdende hospital, så vi forventer, at du kan samarbejde på tværs af fagområder, afdelinger og sektorer.

Du vil indgå i staben Sekretariat og Organisation, der understøtter den samlede Direktion i samarbejde med dine kollegaer på tværs af stabene.

Vi tilbyder dig

Du vil få et spændende og udfordrende job tæt på hospitalets topledelse med varierende og selvstændige opgaver, hvor du har en bred kontaktflade til Direktion, afdelingsledelser, medarbejdere samt eksterne samarbejdspartnere.

Du får

• En unik mulighed for at bidrage til hospitalets drift og udvikling
• En varieret hverdag med bred kontaktflade til direktion, afdelingsledelser, medarbejdere og eksterne samarbejdspartnere.
• Rig mulighed for faglig og personlig udvikling
• Et stærkt fællesskab med engagerede og dygtige kollegaer, hvor vi hjælper hinanden
• Et godt arbejdsmiljø, med fokus på trivsel, samarbejde og højt humør
• Et uformelt arbejdsmiljø med stor medindflydelse på, hvordan arbejdet tilrettelægges og opgaverne løses.

Dine opgaver vil b.la. være:

• Planlægning af forskellige mødefora og evt. referatskrivning
• Administration ift. introduktionsprogrammer og onboarding i afdelingen
• Elevansvarlig
• Mødebooking og forplejning
• Administration ift. lederudviklingsprogram
• Håndtering af telefoniske og skriftlige henvendelser til Direktionen, herunder journalisering via journalsystemet Workzone
• Indkøbsansvar i afdelingen
• IT-ansvarlig i afdelingen
• En bred vifte af administrative opgaver indenfor forskningsområdet, herunder håndtering af ansøgninger til interne forskningsmidler
• Rekvirering og fakturabehandling via økonomisystemet SAP og TUR
• Webansvarlig for afdelingens sider på intranet og hjemmeside
• Samarbejde med og kontakt til mange forskellige faggrupper på hospitalet og være repræsentant for administrationen i forskellige sammenhænge

Du vil blive en del af et inspirerende arbejdsmiljø og får engagerede kollegaer på tværs af hospitalets administration, hvor vi forventer, at du bidrager til udviklingen af de administrative arbejdsgange. Din endelig opgave portefølje sammensættes afhængig af kompetencer og interesser.

Om dig

Vi søger en kollega, der trives med alsidige og udfordrende opgaver, som har en struktureret tilgang til arbejdet. Du er nysgerrig, selvstændig og engageret i at skabe gode administrative processer. Samtidig værdsætter du samarbejde og bidrager aktivt til et godt arbejdsmiljø.

Vi ønsker os, at du

• har en relevant administrativ uddannelse (f.eks. administrationsbachelor, kontorassistent el. lign.) og har erfaring fra en tilsvarende stilling
• tænker fremad, foretrækker at se rundt om hjørner og er på forkant med det, der kan planlægges
• har gode formuleringsevner i skrift og tale
• er serviceminded og samarbejdsorienteret
• har forståelse for, hvad der rør sig på hospitalet, som vil have betydning for de administrative processer.
• tilbyder din faglighed og er proaktiv – vi samarbejder for at skabe de bedste løsninger.
• er dygtig til at koordinerer og skabe overblik
• skaber netværk og relationer på tværs af faggrupper og interessenter
• arbejder struktureret og selvstændigt med mange bolde i luften samtidigt
• har erfaring med SAP og Workzone er en fordel
• varetager opgaveløsning fra A-Z. Du tager aktivt ansvar for at løse de opgaver, du involveres i. Du skal kunne arbejde struktureret og følge op på vanskelige problemstillinger med mange interessenter samt forholde dig til konkurrerende deadlines

Om Sekretariat og Organisation

Du vil blive ansat i Sekretariat og Organisation, hvor vi beskæftiger os bredt med b.la. den grønne omstilling, reformarbejdet, sekretariatsbetjening, strategi-, udviklings - og sundhedsplanlægningsopgaver.

Sekretariat og Organisation er en stab med 15 medarbejdere, der skal samtænke den løbende udvikling af hospitalet. Vi arbejder tæt sammen med den øvrige administration og hospitalet som helhed.

Vi vægter personlige og sociale kompetencer højt. Vi spiller hinanden gode og sammen har vi blik for at opnå det bedste beslutningsgrundlag.

Ansættelsesvilkår

Vi tilbyder løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Der er mulighed for hjemmearbejde, hvis opgaverne tillader det. Du vil referere til stabschefen for Sekretariat og Organisation. Du vil få primær arbejdsplads på Bispebjerg Hospital.

Vil du vide mere? Kontakt stabschef Kamilla Nørskou 2329 1932 eller direktionssekretær Marianne Birkebæk på telefon 3863 6060

Ansøgningsfristen er onsdag den 5. marts 2025 kl. 23.59.

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler den 11. marts 2025, og eventuel anden samtalerunde vil finde sted den 20. marts 2025.

Besøg hospitalets hjemmeside for flere informationer om kunsten, de helende haver eller historien om Bispebjerg Hospital.