Sekretær til spændende opgaver i Signalprogrammet

Vil du være med til at støtte ledelsen i Signalprogrammet med spændende opgaver, i et alsidigt miljø og samtidig gøre en forskel frem mod en klimavenlig jernbane? Så er du måske vores nye sekretær i Banedanmarks Signalprogram.

Vores opgave i Signalprogrammet er at udrulle og idriftsætte de nye digitaliserede Signalsystemer i hele landet. Du bliver en del af en international organisation, der giver dig en bred kontaktflade og mulighed for at arbejde i et tværfagligt miljø.

Som sekretær bliver du en central ressource i Signalprogrammets sekretariat og vil indgå i det administrative team. Det er en tværgående enhed, der bistår alle dele af Signalprogrammet. Her får du spændende opgaver og dygtige kolleger – i en, til tider, uforudsigelig hverdag, hvor arbejdssproget er både engelsk og dansk.

Bred vifte af spændende opgaver

Som medarbejder i Signaprogrammets sekretariat er du involveret i mange både eksterne og interne sager af forskellig karakter i en enhed, hvor dagene sjældent er ens.

Dine konkrete opgaver vil f.eks. være:

• Lokal tidsadministration, herunder modtage og håndtere syge-/raskmeldinger
• Lettere sagsbehandling
• Etablere, anvende og justere processerne bl.a. i forbindelse med modtagelse af nye medarbejdere
• Koordinering sammen med sekretærer og projektassistenter i Signalprogrammet og øvrige områder
• Teamkoordinering og bistand til styring af det administrative team
• Ansvarlig for de administrative og interne platforme på både Sharepoint, Banedanmarks intranet og Yammer
• Superbruger på Sharepoint og i Concur
• Styring af on-boarding og off-boarding-processerne i divisionen
• Assistere med håndtering af skriftlige borgerhenvendelser
• Ad hoc administrative og sekretær- kontoropgaver – og i det hele taget løse opgaver, hvor der er mest brug for det
• Oversættelsesopgaver fra dansk til engelsk

God service er altafgørende

Vi forestiller os, at du har en administrativ baggrund og/eller uddannelse og evt. erfaring med lignende opgaver som sekretær eller personlig assistent (PA). Det er vigtigt, at du har forståelse for it, og gerne erfaring med SAP, SharePoint Online og Office-pakken. Derudover er du god til at kommunikere præcist i skrift og tale, både på dansk og engelsk.

Som person er du serviceminded og initiativrig. Du har situationsfornemmelse og motiveres af det gode samarbejde. Og så er du god til at koordinere din hverdag, prioritere dine opgaver og bevare overblikket – også når tingene, indimellem tager en drejning.

Du vil til gengæld blive en del af en sektion med godt sammenhold og arbejdsmiljø. Det skal være spændende og motiverende at gå på arbejde, så selvom vi af og til har travlt og løser mange opgaver, sker det med godt humør og løbende fokus på sparring, vidensdeling og det kollegiale samvær.

Løn

Ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Finansministeriet og HK/STAT, Danmark samt protokollat for kontorfunktionærer ansat ved Banedanmark.

Som udgangspunkt er stillingen placeret i løngruppe 3, sats 2, Hovedstad. Den endelige lønindplacering beror på en vurdering af de individuelle kompetencer og kvalifikationer. Udover basislønnen kommer pension og eventuelle lokale tillæg.

Ansøgning og kontakt

Vil du vide mere om jobbet, så kontakt sektionschef Tina Sander på tlf.: 24823762. Send gerne CV og ansøgning hurtigst muligt, da vi løbende indkalder til samtaler. Går du videre fra de indledende samtaler, vil der blive indhentet referencer fra tidligere arbejdsgiver. Du vil blive informeret inden, at der bliver indhentet en reference.


For at søge stillingen klikker du på linket ”Søg stillingen” og følger instruktionerne