Sekretær til rektorsekretariatet på Syddansk Universitet - 30 timer

Vil du være med til at sikre god understøttelse af den øverste ledelse på SDU samt være med til at skabe gode administrative processer i samspil med dine kollegaer i Rektorsekretariatet? Er du samarbejdsorienteret, har organisatorisk forståelse, og kan du lide at have styr på detaljerne? Så er du måske vores nye kollega i Rektorsekretariatet på SDU.

Vi søger en engageret og struktureret administrativ medarbejder til Rektorsekretariatet, som synes, at det er sjovt at gå på arbejde i et miljø, hvor tingene går stærkt, hvor der ofte er korte deadlines, og hvor vi har fokus på at løse opgaverne i fællesskab på tværs af en gruppe med flere sekretærer. Du vil få en central rolle i Rektorsekretariatets driftsopgaver og kan forvente en bred opgaveportefølje, som blandet andet dækker over at planlægge og koordinere møder samt håndtere besvarelsen af fælles mailbokse. 

Dine opgaver 

Du skal have lyst til at indgå i et sekretariat og i en sekretærgruppe, som har deres egne opgaver, men som samtidig har fokus på, at I skal hjælpe hinanden i opgaveløsningen og understøttelsen af den øverste ledelse (rektoratet).

Dine primære opgaver vil være: 

• Planlægning og koordinering af møder, seminarer og andre større begivenheder, som Rektorsekretariatet er ansvarlige for 
• Ansvarlig for håndtering af fælles mailbokse 
• Vedligeholdelse af Rektorsekretariatets maillister i Outlook
• Sagsbehandling i administrative systemer som HCM og CRM 
• Administration og vedligeholdelse af Rektorsekretariatets processer for ferie-, flex og fraværshåndtering
• Understøttelse af interne processer som f.eks. indkøb, fakturering, rekruttering og onboarding af nye medarbejdere
• Assistere med dokumentation, arkivering og journalisering i forbindelse med aktindsigter og studenterklagesager 
• Håndtering af ad hoc-opgaver, som er med til at sikre, at Rektorsekretariatet er et velfungerende og attraktivt sted

Vi forventer

Du har en kontoruddannelse. Relevant erfaring med de oplistede opgaver vil være en klar fordel.

Du kan arbejde selvstændigt og er god til at overskue komplekse processer med mange aktører, har blik for detaljen og kan prioritere i dine opgaver. Samtidig er du vedholdende, løsningsorienteret og kan bevare overblikket i en til tider meget omskiftelig hverdag.

Vi forventer, at du:

• Er serviceorienteret, imødekommende og har gode samarbejdsevner – både ift. nære kolleger og bredere på universitetet
• Er selvstændig, struktureret og systematisk i din arbejdsform 
• Er omstillingsparat og kan skabe overblik og bevare dette, når tingene går stærkt 
• Er sprogligt skarp og god til korrekturlæsning på såvel dansk som engelsk
• Kan anvende diverse it-programmer ubesværet (eksempelvis HCM, Conference Manager, Visma Addo, Sitecore og gængse Office programmer)
• Har godt humør og lyst til at bidrage til den gode stemning på din arbejdsplads

Yderligere oplysninger om stillingen fås ved henvendelse til chefkonsulent Rikke Rønnest Helmer-Hansen på tlf. 6550 2166 eller via mail: [email protected].   

Vi tilbyder

Et spændende job med et bredt kollegialt samarbejde på tværs af hele universitetet og med stor arbejdsmæssig fleksibilitet. 

Rektorsekretariatet varetager mangeartede opgaver for universitetets øverste ledelse, som består af rektor, prorektor og universitetsdirektøren. Rektorsekretariatet består af ca. 20 medarbejdere, som arbejder med direkte ledelsesunderstøttelse, policy og juridiske opgaver. Fysisk er Rektorsekretariatet placeret på SDU, Odense. 

I stillingen vil du referere til chefkonsulent Rikke Rønnest Helmer-Hansen i Rektorsekretariatet. 

Om Syddansk Universitet

Syddansk Universitet er et moderne og innovativt universitet, der tilbyder uddannelse og forskning på højt internationalt niveau. Vi fokuserer på at skabe og formidle ny viden, som former fremtidens samfund, og vi arbejder systematisk med løbende at udvikle evner, organisation og løsninger, der understøtter vores strategiske mål. Du kan læse mere om SDU’s organisation og strategi på www.sdu.dk/da/om-sdu

Samtaler og ansættelse

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt og senest 1. maj 2025. 

Samtaler forventes afholdt den 19. marts 2025. 

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK/STAT. Stillingen er en fast stilling på op til 30 timer om ugen fordelt på 5 dage. 

Vedhæftede filer skal være i Adobe PDF eller Word format. 

Syddansk Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen. 

Tjenestested

Odense

Ansøgningsfrist

Den 12. marts 2025 kl. 23.59.59.