Sekretariatschef til Institut for Byggeri, By og Miljø på Aalborg Universitet

Til Institut for Byggeri, By og Miljø (BUILD) på Aalborg Universitet søger vi en sekretariatschef til ansættelse pr. 1. februar 2025 eller snarest derefter.

Jobbeskrivelse

Som sekretariatschef får du ledelsesansvar for ca. 25 medarbejdere i tre teams. Du refererer til institutlederen og vil indgå i instituttets samlede ledelse. Du skal kunne agere og navigere gnidningsløst med en strategisk og praktisk funderet tilgang til administrative opgaver og løsninger. Du er ansvarlig og dermed omdrejningspunkt for instituttets drift, og skal kunne agere i en politisk organisation, hvor kerneopgaverne er forskning, myndighedsbetjening og undervisning. 

Instituttet har et velfungerende sekretariat, som understøtter instituttets øvrige medarbejdere i at udføre forskning, undervisning og myndighedsbetjening på højt internationalt niveau. Din ledelsesopgave bliver at sikre integreret, effektiv og smidig administrativ understøttelse af alle med tilknytning til instituttet, samt at sikre et godt arbejdsmiljø i sekretariatet. Du er derfor en god personaleleder, der sikrer arbejdsglæde og trivsel. Du er også en strategisk funderet støtte for institutlederen og den øvrige ledelse med teoretisk og praktisk indsigt i politiske og administrative kontekster.

Jobbet er forankret i instituttets strategiske fokusområder og AAU’s Viden for Verden-strategi om det missionsdrevne universitet, og din indsats vil fokusere på at sikre stærk administrativ understøttelse af vores strategiske arbejde.

Dit arbejdssted bliver på instituttets hovedcampus i Aalborg Øst med jævnlig tilstedeværelse i instituttets afdeling i København. Instituttet har over 600 studerende og ca. 185 ansatte i alt i Aalborg og København, og hører under Det Ingeniør- og Naturvidenskabelige Fakultet(ENGINEERING).

BUILD som institut
På BUILD arbejder vi bredt og interdisciplinært med at bringe den nyeste forskning i spil til løsning af store samfundsudfordringer inden for bæredygtighed, klima, ressourceforbrug samt at skabe nogle fysiske rammer for som understøtter trivsel og sundhed for mennesker.  Byggeri som sektor står over en periode, hvor kommer til at ske store ændringer. Behovet for en institution som BUILD har aldrig været større. Vi producerer og formidler viden på højeste internationale niveau, og vi ser os selv som en attraktiv strategisk partner for både private og offentlige forskningsmiljøer, og eksterne aktører nationalt såvel som internationalt. Vores grundforskning går hånd i hånd med anvendt forskning, og forskningen foregår ofte i tæt samarbejde med den offentlige og private sektor.

BUILD er Danmarks største byggeforskningsinstitut og står stærkt internationalt. Denne position vil vi gerne styrke og udbygge. Senest er AAU sammen med tre andre universiteter blevet udpeget til at indgå i et meget stort og længerevarende projekt, der skal bidrage substantielt til den grønne omstilling af byggesektoren og det byggede miljø. Opgavens konkrete indhold og udmøntning er ikke fuldt defineret endnu, men vores nye sekretariatschef vil indgå i arbejdet.

Vores forventninger til dig
Vi leder efter en sekretariatschef, der kan lede vertikalt og horisontalt samt navigere strategisk baseret på de forventninger der formuleres af institutlederen, ledergruppen på instituttet, fakultetets dekanat, medarbejderne og øvrige interessenter.

Først og fremmest er du en dygtig og erfaren leder, der ser en udfordring i at udvikle mennesker og forstår at finde den bedst mulige balance mellem drift og udvikling.

Vi forventer derfor, at du:

• Har sans for mennesker og kompetencer, og kan skabe et godt, tillidsbaseret og motiverende arbejdsmiljø.
• Har flere års ledelseserfaring– gerne fra en lignende stilling, hvor ledelsesstøtte og økonomisk styring har været en del af stillingen.
• Har lyst til at være i det strategiske rum, hvor de forskellige muligheder for BUILD diskuteres.
• Kan handle og agere selvstændig på vegne af BUILDs interesser.
• Kan lede på tværs af flere lokationer og fagligheder.
• Har et strategisk og helhedsorienteret blik på økonomi, drift og administrative funktioner. Men evner også at få detaljer med, så der bliver eksekveret og fulgt op på beslutninger.
• Har fokus på god service til interessenterne og kan binde sekretariatet og resten af instituttet sammen med universitetets øvrige administration.
• Har- optimalt set- indsigt i samspillet mellem forskning, videregående uddannelser og det omgivende samfund.
• Har stærke forudsætninger for at understøtte instituttet strategisk ift. politiske og administrative processer.

Vi tilbyder
Et attraktivt, udviklende og alsidigt job med stor selvstændighed og afveksling, der har en bred intern kontaktflade på institut-, fakultets- og universitetsniveau samt eksternt på sektor- og interessentniveau.

Stillingen giver dig gode muligheder for faglig og personlig udvikling samt for at føre dine tanker om god ledelse ud i livet.

Du får en fleksibel ramme, som du kan præge med dine ideer og kreativitet. Du vil komme til at arbejde med engagerede og fagligt dygtige kolleger, hvor der er stor vægt på trivsel og gode personlige relationer, og ikke mindst en spændende arbejdsplads med kort afstand mellem beslutning og effektuering.

Har du spørgsmål?
Vi håber, at stillingen har vakt din interesse og står naturligvis til rådighed for spørgsmål og med yderligere information. Du er meget velkommen til at henvende dig til institutleder Kasper Lynge Jensen på enten mobil 9350 8712 eller via e-mail [email protected], eller Jan Thomsen fra Muusmann, som bistår AAU i rekrutteringsprocessen på enten mobil 4040 7719 eller e-mail [email protected]. 

Aalborg Universitet skal modtage din ansøgning elektronisk vedhæftet CV, eksamensbevis og anden relevant dokumentation. Åbn linket"søg stillingen online" og udfyld ansøgningsformularen. Ansøgningsfrist er søndag den 24. november 2024. Første samtalerunde afholdes i uge 49, forventeligt den 2. og 3. december, og anden samtalerunde i uge 50, forventeligt den 11., 12. og 13. december. Imellem første og anden samtalerunde anvendes personlighedstest og evt. case.

AAU ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansættelse og aflønning
Ansættelse og aflønning iht. overenskomst for akademikere i staten med indplacering som chefkonsulent med personaleledelse. Der er mulighed for forhandling af kvalifikationstillæg.

Der er 3 måneders gensidig prøvetid i stillingen.