Sekretariatsleder på Søholmskolen i Birkerød

Sekretariatsleder på Søholmskolen
Har du et godt overblik – men også øje for detaljen? Er administrative opgaver din klare præference – samtidig med at du også er glad for det personlige møde med både elever og forældre og med lærere og pædagoger? Og er du klar til at tage ansvaret for vores lille sekretariat på dig?
Vi lægger om i vores struktur, og derfor skal vi bruge dig som sekretariatsleder, der i samarbejde med skolens to sekretærer varetager opgaver, der alle er understøttende funktioner for vores skoles drift og hverdag. Din funktion er en del af skolens hjerte, hvor der skal være smil og imødekommenhed, struktur og overblik og i det hele taget en ånd af, at alsidigheden er velkommen.

Om jobbet
En skole er altid fuld af liv og aktivitet, hverdagen er nogle gange uforudsigelig, og kontorerne på matriklerne er der, hvor alle træder ind og møder os første gang. Så sekretariatet er på mange måder ansigtet udadtil.

Som sekretariatsleder på skolen vil du have det overordnede ansvar for, at sekretariatet er velfungerende og understøtter hverdagen på skolen. Sekretariatet er lille, men du vil være med på siden i vores ledelsesteam, så du kan være bindeleddet mellem de pædagogiske drøftelser og mål, og den praksis der kræves i administrationen, for at vi kan komme i mål.

I sekretariatet varetages:

• Skolens eksterne kommunikation og vores hjemmeside
• Samarbejdet med kommunens økonomipartner og den centrale kommunale bogføringsenhed
• Elevadministration
• Personaleadministrationen herunder både løn, overenskomster og ferieafvikling
• Målinger og afrapporteringer kommunalt samt til UVM
• Indkøb og leverandøraftaler
• Administration af lærernes arbejdstid i Trio og evt. skemalægning
• Administration af pædagogernes arbejdstid i Subit-fritid
• Vikardækning i Subit
• Vikarrekruttering
• Mødekoordineringer samt indimellem praktisk hjælp ved møderne

Som sekretariatsleder har du det overordnede ansvar for ovenstående – i tæt samarbejde med ledelsesteamet. Du løser selv konkrete opgaver, men du har også det overordnede ansvar for den samlede opgaveløsning i sekretariatet.

Den daglige vikarhåndtering varetages på kvalificeret vis af skolens sekretær, men der er brug for en sparringspartner for opgaven. Denne opgave vil ligge hos dig.

Skolen har to matrikler, og derfor har du også arbejdsplads to steder, men da en sekretær pt er på barsel vil din arbejdsplads primært være på Toftevang. I sekretariatet er der dermed tre medarbejdere. To sekretærer og en sekretariatsleder.

Vi arbejder tæt sammen mellem ledelse og sekretariat på skolen, og du vil være det naturlige bindeled, der også indimellem deltager i ledelsesmøder samt det administrative ledelsesnetværk i kommunen.

Stillingen er i udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Din profil
Du er en erfaren sekretær – meget gerne i skoleregi. Du kan lide den til tider hektiske hverdag, som skolen kan byde på med de mange forskellige målgrupper, der vil være en del af din hverdag. Det kan være alt fra en elev, der skal bruge et plaster eller ringes hjem, til en ekstern gæst der skal finde en særlig kollega eller klasse.

Vi satser på, at du har let til smil, og at du kan trykke på pyt-knappen, når noget ikke lige blev håndteret, som det burde – og så hjælpe med at rette op på opgaven.

Du skal lede det lille sekretariat, så derfor skal du være optaget af de andres opgaveløsninger, selv være selvstændig og kunne lede ind i selvstændighed.

Som vigtig del af skolens hjerte kan du bevare roen under pres og være med til at skabe et positivt arbejdsmiljø omkring dig.

Det er en klar fordel, hvis du har kendskab til systemerne TRIO, TABULEX, TEA og Subit.
Derudover er Aula vores interne kommunikationskanal og Outlook vores eksterne kommunikationskanal.

Om os
Søholmskolen består af to matrikler, Toftevang og Bistrup. Skolen er beliggende i grønne områder i Birkerød i Rudersdal kommune og har cirka 800 elever og omkring 100 medarbejdere. Toftevangmatriklen ligger bynært lige ved gågaden i Birkerød og tæt på stationen.

Søholmskolen er både noget nyt og noget gammelt, da vi er en skole sammenlagt af to tidligere selvstændige skoler. Så i dag er Søholmskolen noget nyt, men vi er også de to matriklers traditioner og fællesskab, der tilsammen skal sikre trivsel og nærhed for alle elever.

Skolen arbejder med en organisering i årgangsteam, og professionelle læringsfællesskaber er et grundlæggende element i skolens måde at tænke samarbejde på. Denne organisering og tro på samarbejdet har vi også i ledelsen og i sekretariatet samt med skolens tre teknisk- servicemedarbejdere.

I Rudersdal kommune er der et godt samarbejde skolerne imellem, og der er månedlige møder for skolernes administrative ledere/sekretariatsledere. Dette fællesskab vil være klar til at støtte dig i opgaveløsningen.

Ansøgning, samtale og kontakt
Såfremt du ønsker at høre mere om stillingen er du velkommen til at kontakte skoleleder Karin Grüttner, 72684848.

Ansøgningsfrist
Der er ansøgningsfrist d. 28.3. Samtaler afholdes mandag d. 31.3.
Du søger jobbet ved at klikke på knappen "Søg stilling" nedenfor.

Løn- og ansættelsesvilkår
Stillingen er en fastansættelse gerne med start d. 1. maj 2025. Lønindplacering ud fra anciennitet og overenskomst.