Sekretariatsleder til fællessekretariatet for de kliniske institutter ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, SDU

Vi søger en sekretariatsleder til fællessekretariatet for de kliniske institutter ved Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet, SDU, Odense.

Sekretariatslederens overordnede rolle vil være at understøtte strategier og mål for Klinisk Institut og Institut for Regional Sundhedsforskning, herunder at drive og udvikle administrationen på institutterne. Sekretariatslederen vil arbejde tæt sammen med institutlederne, fællessekretariatet og fakultetets administrative medarbejdere. Sekretariatslederen vil have ledelsesansvar overfor to institutsekretærer ansat i fællessekretariatet.

Som sekretariatsleder i fællessekretariatet for de kliniske institutter vil du have mange interne samarbejdsrelationer på SDU og en stor berøringsflade med engagerede faggrupper på sygehusene. De fleste af institutternes medarbejdere på sygehusene har en delt ansættelse mellem klinik, forskning og uddannelse, og de vil have brug for administrativ understøttelse. Din rolle vil være afgørende for at sikre, at administrationen af de kliniske institutter fungerer gnidningsfrit og effektivt i et miljø af åbenhed og imødekommenhed overfor alle ansatte. Du refererer til begge institutledere.

Opgaver

Størstedelen af din opgaveportefølje vil blive fastlagt i direkte sparring med institutlederne. Som sekretariatsleder skal du kunne agere struktureret, effektivt og dynamisk i en kompleks organisation med skiftende tempo, opgaver og prioriteter. Det er vigtigt, at du kan håndtere mange forskellige administrative opgaver og korte deadlines, samtidig med at du aktivt bidrager til at få de daglige procedurer til at fungere og sikrer udvikling. Mål og strategi er ikke nødvendigvis ens for de to institutter, men administrative processer og indsatser vil med fordel kunne benyttes begge steder. 

Du skal agere bindeled mellem institutlederne og en lang række administrative enheder på fakultetet med opgaver der spænder bredt fra økonomi, HR og uddannelse til phd skolen. Du skal være åben for nye opgaver, da din opgaveportefølje kan ændre sig løbende. Du vil være en vigtig medspiller og få en rolle som institutternes ansigt udadtil på det administrative område. Du bliver en del af et fællessekretariat for to institutter, hvor vi spiller hinanden gode og værdsætter et godt arbejdsmiljø. Du får mulighed for at sætte dit personlige præg på dine arbejdsopgaver. Som udgangspunkt vil dine arbejdsopgaver være som nedenstående, men der kan sagtens komme andre opgaver til løbende: 

• Ansvarlig for implementeringen af administrative processer relateret til institutternes strategier og indsatsområder i overensstemmelse med overordnet institut-, fakultets- og universitetsstrategi
• Indgå i tæt dialog med HR og økonomienheder omkring ansættelser, kontrakter og instituttets økonomi
• Sparringspartner for institutlederne 
• Bistå i større forsknings- og uddannelsesstrategiske indsatser
• Planlægning af møder med strategiske samarbejdspartnere
• Planlægning af arrangementer for institutternes medarbejdere 
• Projektledelse af initiativer ift. at skaffe finansiering til og profilering af instituttet
• Én indgang for institutternes forskere/undervisere, hvor henvendelsen ikke naturligt finder vej til fakultetets øvrige områder
• Daglig personaleledelse og udvikling af administrative medarbejderne ansat i Fællessekretariatet

De kliniske institutter

De kliniske institutter har et tæt fagligt og administrativt samarbejde. Begge institutter understøtter sundhedsvidenskabelige uddannelser og sikrer den universitetsmæssige forankring af forskning på henholdsvis Odense Universitetshospital (OUH) og 12 hospitaler fordelt i tre regioner. Klinisk Instituts kerneopgaver er uddannelse og forskning, og instituttet har ansvaret for forskningen på OUH. IRS’ primære kerneopgave er uddannelse og forskning i den jyske del af Region Syddanmark samt i Region Sjælland. Institutterne flyttede til Nyt SUND på SDU, Campus Odense i efteråret 2023. Region Syddanmark og SDU har i mange år haft et tæt samarbejde og har indgået et endnu tættere samarbejde i forbindelse med etablering af Nyt SUND-byggeriet. Nyt SUND forbinder SDU og Nyt OUH fysisk i nye lokaler, og OUH forventes at flytte ind i 2027.

Faglig og personlig profil

Vi ser gerne, at du har

• En relevant uddannelse og administrativ erfaring
• Erfaring med offentlig administration - gerne fra universitetssektoren 
• Kan tænke strategisk og få gennemført projekter/udviklingstiltag der styrker forskning, innovation, uddannelse og administration
• Sans for struktur, data og systematik i opgaveløsning – herunder at arbejde med tal og data og anvende dette til at understøtte ledelsesbeslutninger
• Erfaring med at indgå i effektivisering og forbedring af administrative arbejdsgange
• Gode kommunikative evner, skriftligt såvel som mundtligt på dansk og engelsk
• Kan facilitere møder og arrangementer
• Erfaring med at have mange bolde i luften og samtidigt bevare det gode humør
• Har gode samarbejdsevner og kan medvirke til at sikre et inspirerende og udviklende arbejdsmiljø

Yderligere oplysninger om stillingen

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til institutleder Kim Houlind, Institut for Regional Sundhedsforskning tlf. 2499 4525 eller institutleder Rikke Leth-Larsen, Klinisk Institut tlf. 3082 7801.

Løn og ansættelsesvilkår

Ansættelse finder sted i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og den relevante organisation. 

Samtaler

Samtaler forventes afholdt i uge 39, 2024.

Ansættelse

1. november 2024 eller snarest muligt derefter.

Ansøgning og ansøgningsfrist

Ansøgning bedes sendt via universitetets hjemmeside Ledige stillinger

Ansøgningsfrist er den 23. september 2024.