Sekretariatsmedarbejder (barselsvikar) til Institut for Byggeri og Bygningsdesign

Vi søger dig, som kan tage ansvar for at drive en fast opgaveportefølje og samtidig bidrage fleksibelt til udviklingen af den samlede administrative støtte til instituttets forskning og uddannelse.

Der er tale om et barselsvikariat på 37 timer ugentligt med ansættelse pr. 1. oktober 2024, eller efter aftale. Du ansættes med reference til sekretariatslederen.
 


Jobbeskrivelse

Vores studerende har krav på undervisning af højeste kvalitet, og det kræver, at vi til enhver tid har de bedste undervisere om bord. En primær opgave er derfor at arbejde tæt sammen med de uddannelsesansvarlige og fakultetets HR-afdeling om at have styr på ansættelser og aflønning af timelærer.

Din funktion er også at være PhD koordinator. Du støtter PhD udvalget og er formandens forlængede arm i praktiske forhold ved ansættelse og opstart, og ved forsvar og i exitprocessen.

Ansvaret for brug af AU journalsystemet WorkZone er placeret i din funktion. Det betyder, at du repræsenterer instituttet i erfagruppen, kender til best practice og bringer dine kollegaer up to date med retningslinjer for journalisering og nye funktioner i systemet.

Ud over de faste opgaver vil du blive involveret i opgaveløsning efter behov. Afhængig af din profil kan der være mulighed for at arbejde med procesoptimering og for at være tovholder på forskellige udviklingsopgaver internt i sekretariatet og på tværs af organisationen.


Hverdagen er omskiftelig og vi vil løbende justere og optimere, så vi forbliver en relevant og værdiskabende enhed for instituttet.


Din profil

Du har en struktureret og selvstændig tilgang til dine opgaver, følger opgaver til dørs og leverer til tiden.
Dit blik for effektive processer og procesudvikling er skarpt.

Dine IT-færdigheder er på et niveau, så du hurtigt kan tilegne og anvende nye systemer og du kan begå dig på dansk og engelsk i både skrift og tale.

Du trives med at skabe stærke relationer og skal kunne se dig selv i et mindre sekretariat, hvor trivsel er et fælles ansvar og en forudsætning for et velfungerende og effektivt arbejdsfællesskab.

Det er en fordel, hvis du er vant til at begå dig i et universitetsmiljø. Din berøringsflade i denne stilling går på tværs af instituttets forskere og undervisere, kollegaer på andre institutter og fakultetets-administrationen.
 

Hvem er vi

Institut for Byggeri og Bygningsdesign er ét ud af fire ingeniørinstitutter, som har eksisteret i godt 4 år og er under fortsat udvikling og i vækst.
Instituttet beskæftiger godt 100 faste medarbejdere, som arbejder med forskning og uddannelse af både civilingeniører (bachelor/kandidat), diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets fagområder.
Sekretariatet består af 5 medarbejdere, som løser en bred vifte af administrative opgaver i en struktur med selvstændige funktioner og opgaveansvar
 

Vi tilbyder

En stilling i et udviklende,  mangfoldigt og internationalt miljø med kollegaer, som kan berige hinanden både fagligt og kulturelt. Vi bestræber os på at være en fleksibel arbejdsplads med vægt på balance mellem arbejdsliv og privatliv. Omgangstonen er uformel og vi har tillid til og respekt for hinanden.
Du kan læse mere om vores institut HER
 

Ansættelsesvilkår

Stillingen er et barselsvikariat og ophører, når medarbejderen, som er på barsel, vender tilbage. Du bliver løbende orienteret af nærmeste leder om ansættelsens længde – forventeligt omkring 1 år.


Arbejdssted

Arbejdsstedet er Inge Lehmanns Gade 10, 8000 Aarhus C, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner.
 

Deadline og samtaler

Alle ansøgninger skal være modtaget senest den 5. august.
Samtaler forventes afholdt den 15. august. Der vil muligvis blive afholdt 2. samtaler i uge 34. 
 

Kontakt information

Yderligere oplysninger kan fås ved henvendelse til: Sekretariatsleder, Gitte Brandt, 24214581 / [email protected]


 


Formalia

Løn- og ansættelsesvilkår i forhold til uddannelsesmæssig baggrund og gældende overenskomst, hvilket f.eks. kunne være fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer samt organisationsaftalen mellem Finansministeriet og HK/STAT for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere eller AC-overenskomsten.

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.

 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk