Sekretariatsmedarbejder til Institut for Bio- og Kemiteknologi

Er du en stærk formidler, og har du flair for koordination og processer? Er du udadvendt og motiveres du af at finde løsninger, der forener mange interesser? Søger du samtidig et job med både administration og udviklingsopgaver?

Så skal du søge denne stilling på Institut for Bio- og Kemiteknologi, hvor seks dygtige kolleger i institutsekretariatet ser frem til at byde dig velkommen i teamet.

Om stillingen
I sekretariatet bliver du del af instituttets administrative stab, hvor vi løser en lang række forskelligartede opgaver for instituttets ledelse og medarbejdere. Sekretariatet omfatter seks fuldtidsansatte, tre studentermedhjælpere og sekretariatslederen.

Institut for Bio- og Kemiteknologi er ét af fire ingeniørinstitutter på Aarhus Universitet, der blev dannet i januar 2021 som led i AU’s omorganisering af ingeniørområdet. Vi uddanner civilingeniører, diplomingeniører og ph.d.-studerende inden for instituttets faglige områder.

Vi er et ungt institut, hvor vi på mange områder stadig er ved at etablere gode procedurer, flytte ind i nye lokaler og forbedre vores praksis på forskellige driftsområder. Instituttet er præget af et internationalt miljø, og meget af den daglige kommunikation foregår på engelsk.

Der er tale om en fuldtidsstilling, hvor du refererer til sekretariatslederen og samarbejder med de øvrige sekretariatsmedarbejdere om at løse en bred vifte af opgaver. Vi har en uformel omgangstone, hjælper hinanden og lægger vægt på gensidig fleksibilitet.

Opgaver
Du vil både få en række faste opgaver og mere ad hoc-prægede opgaver. Nogle af opgaverne løser du primært selv, og andre løser du i fællesskab med kolleger. Du skal have lyst til og mod på at være i kontakt med mange interessenter internt på instituttet og andre dele af AU.

Vi søger en udadvendt kollega, som er god til at koordinere og holde styr på faste driftsopgaver – og som samtidig driver en række udviklingsopgaver fremad. Blandt opgaverne er:

• Administrativ understøttelse af instituttets rekruttering af personale. Sammen med en erfaren kollega i sekretariatet er du bindeled mellem fakultetets HR-afdeling og de ansættende ledere på BCE, og du holder styr på de administrative trin i processen.
• Udvikling og drift af instituttets LinkedIn profil og indhold på ekstern hjemmeside.
• Support til institutledelsen, forskere og undervisere vedr. formidling af instituttets arbejde og resultater.
• Bistå sekretariatslederen med koordinering og opfølgning på div. sager og projekter fra fakultet og AU’s administration.
• Indgå i sekretariatets planlægning af møder og seminarer for instituttets ansatte, herunder udarbejdelse af materiale og praktik omkring lokaler, forplejning mv.

Kvalifikationer og personlige egenskaber
Arbejdsdagen i et sekretariat er omskiftelig og præget af, at både instituttets ledelse, medarbejdere og studerende henvender sig til os for at få hjælp. For at lykkes i jobbet er det derfor vigtigt, at du trives med at være i kontakt med mange samarbejdspartnere og kan bevare overblikket, selvom du har gang i mange små og store opgaver på én gang. Det er også vigtigt, at du er indstillet på, at der kan være travle og mindre travle perioder.

Vi søger en kollega med en videregående uddannelse. Det er en fordel, men ikke afgørende, hvis du har erfaring med kommunikationsopgaver og rekruttering. Indholdet i stillingen har en afvekslende karakter. Nogle dage vil administrativ sagsbehandling fylde mest, og andre dage bruger du dine gode kommunikationskompetencer til at bistå med forskningsformidling. Du skal kunne trives med denne vekselvirkning.

Herudover lægger vi vægt på følgende kvalifikationer og personlige egenskaber:

• Du arbejder struktureret og selvstændigt, og du sikrer, at frister nås til tiden.
• Du er serviceminded og trives med at koordinere opgaver med flere samarbejdspartnere.
• Du er god til formidling, både visuelt og på skrift.
• Du har gode IT-kundskaber og mod på at lære nye systemer at kende.
• Du bidrager med forslag til, hvordan vi løser udfordringer, vi ikke tidligere er stødt på. Du har mod på og evner til at tænke nyt.
• Du kan begå dig både på både dansk og engelsk i skrift og tale.
• Du er optimistisk, finder løsninger og trives i et sekretariat, hvor man hjælper hinanden, når der er behov.

Om instituttet
På Institut for Bio- og Kemiteknologi er levende systemer, organismers biologi, effektiv produktion og transformation af kemikalier, materialer og energi i fokus. Vi omsætter viden inden for blandt andet bioteknologi, fødevareteknologi, miljøteknologi, kemiteknologi, industriel bioteknologi, medicinsk bioteknologi og elektrokemisk ingeniørvirksomhed til nye teknologier og værdiskabende løsninger, som også kan bruges i erhvervslivet.

Du kan læse mere om instituttet her: https://bce.au.dk/
 


Formalia

Arbejdsstedet er institutsekretariatet på Gustav Wieds Vej 10, 8000 Aarhus C, og ansættelsesområdet er Aarhus Universitet med tilhørende institutioner. Du refererer til sekretariatslederen.

Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og akademikere i staten. 

Aarhus Universitet vil være en attraktiv og inspirerende arbejdsplads for alle og ønsker en kultur, hvor hver enkelt kan udfolde og udvikle sig. Vi ser ligestilling og diversitet som en styrke og opfordrer derfor alle interesserede til at ansøge.

Ansøgninger modtages gennem vores online rekrutteringssystem Emply senest 9. september 2024. Forventet start er 1. december 2024 eller snarest muligt.

Ansøgning sendes via Aarhus Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aarhus Universitets hjemmeside.
 


Om Aarhus Universitet

Aarhus Universitet er et fagligt bredt og forskningsintensivt universitet med høj kvalitet i uddannelse og forskning, og et stærkt engagement i samfundsudviklingen nationalt og globalt. Universitetet tilbyder et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø for 38.000 studerende og 8.300 medarbejdere med en årlig omsætning på 7,0 mia. kr. Læs mere på www.au.dk