Sekretariatsmedarbejder til Børne- og Familieforvaltningen

Vi søger en medarbejder, da en af vores kollegaer har søgt nye udfordringer.

Derfor søger vi en ny medarbejder, der har lyst til at arbejde med administration af Børne- og Familieområdet. Dine arbejdsopgaver vil blive mangeartede. Du vil bl.a. få ansvaret for en del af mailkorrespondancen ind i afdelingen, lige som du vil skulle behandle diverse forespørgsler og aktindsigter på området. Du har et godt blik for arbejdsgange og processer, og kan se muligheder og nye veje med fokus på at betjening af borgere, chefer og politikere er af høj kvalitet.

Stillingen er en tværgående funktion, og du vil have opgaver i både Børne- og Familieafdelingen samt i Undervisning- og Dagtilbudsafdelingen.

De primære arbejdsopgaver vil være indenfor

• Planlægning af diverse møder, både med interne og eksterne partnere
• Aktindsigter
• Besvarelse af borgerhenvendelser, især på folkeskoleområdet
• Styring af diverse afdelingspostkasser
• Andre adhoc økonomi- og sekretæropgaver

Vi forestiller os, at du har denne profil

• Erfaring indenfor administrationsområdet, herunder betjening af chef og sektionsleder, enten i den offentlige sektor eller fra en privat virksomhed
• Har en struktureret tilgang til opgaveløsningen
• Er fortrolig med ITsystemer, herunder Office-Pakken, da dette er omdrejningspunktet for alle vores opgaver
• Er serviceminded og har gode kommunikative evner
• Generelt kendskab til administrative opgaver
• Hvis du desuden har erfaring med økonomistyring og databehandling vil det være en fordel

Vi lægger vægt på, at du er stærk i skriftlig og mundtlig kommunikation. Derudover er det vigtigt for os, at du formår at have flere bolde i luften, og at du i samspil med teamet medvirker til en sikker daglig drift i hele afdelingen. Du skal samtidig være indstillet på at kunne udfordre den sædvanlige opgaveløsning, hvis du får blik for at opgaverne kan løses mere effektivt.

Du får en høj grad af medbestemmelse på din daglige opgaveløsning og organisering, og tager ansvar for at opgaverne bliver løst. Der er tale om en stilling, hvor vi forventer, at du skal kunne navigere imellem mange forskelligartede arbejdsopgaver, kolleger og samarbejdspartnere. Vi sørger for oplæring, så du er rustet til opgaven.

Lidt om os
Du bliver en del af et team, hvor vi er 11 medarbejdere. Du vil referere til sektionslederen i Børne- og Familieforvaltningens administration. Den daglige planlægning af opgaverne sker i tæt samarbejde med sektionslederne, Undervisning- og dagtilbudschefen og dine kollegaer. Vi har det godt sammen, og har en uhøjtidelig omgangstone i afdelingen. Du vil opleve at ikke to dage er ens, da vi løser en lang række opgaver med meget forskelligt indhold.

Løn- og ansættelsesforhold
Løn- og ansættelsesforhold er efter gældende overenskomst og principperne for Ny Løn.

Stillingen er en fast stilling på 37 timer pr. uge. Timetallet kan evt. ændres efter nærmere aftale.

Tiltrædelse hurtigst muligt eller efter nærmere aftale.

Ansøgningsfristen er tirsdag den 15. august 2024 kl. 10.00.

Vi forventer at afholde ansættelsessamtaler i uge 34, 2024.

Yderligere oplysninger
Ønsker du yderligere oplysninger, eller har du spørgsmål til stillingen kan du kontakte sektionsleder i Børne- og Familieforvaltningens administration Merete Gregersen på telefon 99 17 20 84 eller mail [email protected]