Sekretariatsmedarbejder til Fælles Aktiviteter (barselsvikariat)

Vil du være med til at understøtte det københavnske kultur- og fritidsliv? Har du solid erfaring med stabsarbejde og lyst til at arbejde i en politisk styret organisation? Trives du i en alsidig hverdag, hvor du både arbejder med langsigtede mål, med mange hurtige skift og korte deadlines? Så er du måske vores kommende kollega. 

Om stillingen
Vi søger en kollega, som kan indgå i det almene stabsarbejde med fokus på ledelses- og organisationsunderstøttelse i enheden Aktiviteter, der står for værtskab og aktiviteter i kommunens kulturhuse, biblioteker og idrætsanlæg og har omkring 380 ansatte.

I stillingen er der fokus på

• ledelsesbetjening, herunder understøttelse af ledermøder for Aktiviteters 22 ledere med koordinering af dagsorden, udarbejdelse af oplæg og referater
• understøttelse og koordinering af kulturledergruppen og kulturfagligt netværk
• støtte til økonomistyring i Aktiviteter i samarbejde med økonomiafdelingen
• udarbejdelse af effektiviserings- og investeringsforslag til forvaltningens effektiviseringsstrategi
• opfølgning på styringskonceptet ‘årsplaner’ i Aktiviteter
• koordinering af dagsorden og indhold til møde i lokal-MED i samarbejde med MED-sekretæren
• tilrettelæggelse af HR-opgaver såsom proces for Trivselsundersøgelse 2025 og APV-handleplaner samt proces for lønforhandling, som er forankret i lokal-MED
• diverse sagshåndtering til direktionen, herunder besvarelse af borgmesterspørgsmål o.l.
• udarbejdelse af beslutningsoplæg samt analyse og formidling af data til ledelsen

Fælles for opgaverne er, at de alle bidrager til beslutninger af høj kvalitet, hvor ledelsen får et kvalificeret beslutningsgrundlag, og hvor gennemsigtigheden bidrager til størst muligt medejerskab i alle dele af organisationen. Stillingen refererer til kontorchef i Fælles Aktiviteter, men i det daglige vil samarbejdet være tæt med både centerchefen og øvrige ledere i Aktiviteter.

Stillingen indebærer en omfattende kontaktflade i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF), hvor man både er tæt på driften af biblioteker, kulturhuse og idrætsanlæg og på de centrale afdelinger fx Økonomi, Analyse og Udvikling, Faciliteter m.fl. Det kræver lyst til og en veludviklet sans for at navigere i et beslutningsrum med mange interessenter, og det kræver ikke mindst blik for detaljen.

Hvem er du? 
Vi leder efter en generalist, som har erfaring med ledelsesbetjening i offentlig forvaltning, som hurtigt kan tilegne sig specialiseret viden på udvalgte områder, og som er klar på at gribe opgaver med korte frister. Mere konkret ser vi efter en person, som

• har erfaring med sekretariatsarbejde i en offentlig forvaltning
• har god forståelse for økonomi i en offentlig kontekst
• er en stærk facilitator med gode proceskompetencer
• har interesse for – og gerne kendskab til både kultur- og fritidsområdet
• er stærk i skriftlig og mundtlig formidling
• har evne og lyst til at omsætte strategier, retningslinjer samt de kommunale forvaltningsrammer til et godt grundlag for bydelenes produktion af kultur- og fritidstilbud til københavnerne
• har lyst til at samarbejde med mange forskellige kollegaer og skabe sammenhæng mellem forskellige fagligheder
• er selvstændig og løsningsorienteret
• har godt humør og nysgerrighed

Om Fælles Aktiviteter 
Du bliver en del af sekretariatsfunktionen for enheden Aktiviteter i Center for Kultur- og Fritidsaktiviteter i Kultur- og Fritidsforvaltningen (KFF). Vi hører under afdelingen Fælles Aktiviteter, hvor vi gennem en bred opgaveportefølje holder snor i fælles processer og projekter på tværs af forvaltningens 10 bydelsenheder. Enheden huser 22 ledere og ca. 360 medarbejdere fordelt på godt 100 biblioteks-, kultur- og idrætsfaciliteter. I tæt samarbejde med direktion og centerledelsen er vi bindeled til bydelene.  

Vi er et team på 10 medarbejdere, som prioriterer samarbejde, sparring og godt kollegaskab højt, og hvor vi arbejder med stor frihed og selvstændigt ansvar i opgaveløsningen. Vores opgaver spænder vidt fra fx udarbejdelse og implementering af politiske planer, indstillingsnotater til direktion og politiske udvalg, håndtering af politiske spørgsmål, samt understøttelse af ledelsen ift. både strategiske indsatsområder og løbende organisatoriske og administrative processer. 

Ansættelsesvilkår 
Løn- og ansættelsesvilkår følger gældende overenskomst. Stillinger er en fuldtids vikarstilling på ni måneders ansættelse. Tiltrædelse snarest muligt og senest den 1. april 2025.

Der vil blive indhentet børneattest i forbindelse med ansættelsen.

Arbejdssted er Nyropsgade 3, 1602 København V. 

Yderligere information 
Hvis du har spørgsmål vedrørende stillingen, er du velkommen til at henvende dig til kontorchef i Fælles Aktiviteter Louise Friis Pedersen på 22 47 86 65 eller TR Helene Rendtorff på 21 56 99 84.

Søg via linket senest søndag den 9. marts 2025
Vi afholder ansættelsessamtaler torsdag den 13. marts og evt. anden samtale tirsdag den 18. marts 2025. 

Kultur- og Fritidsforvaltningen
Kultur- og Fritidsforvaltningen er Danmarks største kulturforvaltning. Vores arbejdsopgaver spænder bredt fra idræt, kultur og borgerservice til huslejenævn, folkeregister, vielser og afvikling af valg og folkeafstemninger. I Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder vi for at skabe de bedste rammer for kultur- og fritidslivet i København – og i samarbejde med københavnerne at skabe en by, der lever og udvikler sig. Vi er en politisk ledet organisation og har til opgave at understøtte og udleve politiske beslutninger. Alt sammen med det overordnede formål at give københavnerne et bedre kultur- og fritidsliv og være en åben og professionel indgang til Københavns Kommune.