Selvstændig og driftsstærk akademiker til sekretariat for indkvartering af flygtninge i Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen

Vil du være med til at understøtte indsatsen for Københavns Kommunes indkvartering for flygtninge og fordrevne? Så har Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen en udfordrende stilling som akademisk medarbejder.   

Den midlertidige indkvartering i København er fortsat voksende, og vores sekretariat varetager en stor opgave med at indkvartere nytilkomne samt sikre en løbende koordinering og understøttelse af de mange lokationer, der er beliggende på flere adresser rundt i København. 

I den midlertidige indkvartering skaber vi rammerne for flygtninge og fordrevnes ophold og hverdagsliv. Vores daglige ledere og indkvarteringsværter sørger for den praktiske del af indkvarteringen, mens sekretariatet understøtter indkvarteringsopgaven. Med en fortsat tilstrømning af fordrevne håndterer sekretariatet en opgave med at koordinere opbygning og vedligehold af de bygninger og boliger, der er indkvarteringens portefølje.  

Vi søger en akademisk medarbejder med overblik og forståelse for projektstyring. Den akademiske medarbejder refererer til sekretariatets afdelingschefer og har selvstændige ansvarsområder sammen med generalistopgaver i samarbejde med sekretariatets øvrige medarbejdere.  

Vi søger en akademisk medarbejder til at varetage opgaver inden for forskellige følgende områder.

Økonomi og indkøb indebærer

• indhentning af tilbud fra leverandører og tæt opfølgning på leverancer
• økonomi- og fakturahåndtering
• at sikre compliance på indkøb på tværs af indkvarteringen
• at varetage indkøb via Kvantum på tværs af indkvarteringen
• styring af indkvarteringens indkøbsgruppe og opdatering af nye medarbejdere samt materialer til området
• samarbejde med Koncernservice om udbud og rammeaftaler på relevante områder
• registreringsopgaver og journalisering, herunder arkivering i e-Doc
• overblik over prognoser og monitorering af kapacitet til brug for planlægning af kapacitetsbehov og varsling af behov for kapacitetsudvidelse

Opgaver relateret til indkvarteringens bygninger indebærer

• samarbejde med Københavns Kommunes øvrige forvaltninger omkring indkvarteringens bygningsmasse
• et tæt samarbejde med flere forvaltningsenheder, særligt KEJD  
• koordinering og opfølgning med samarbejdspartnere i relation til eksisterende lokationer i indkvarteringen og nye indkvarteringssteder på vej
• forberedelse og deltagelse i møder, særligt planlægningsmøder, praktiske byggemøder og registreringssyn herunder løbende dialog med udlejere
• håndtering af problemstillinger og andre uforudsete opgaver, der opstår omkring opbygningen og vedligeholdelsen af indkvarteringens bygningsmasse
• samarbejde med de mange lokationer og daglig ledere omkring de bygningsmæssige spørgsmål og samarbejdet med KEJD

Ledelsesunderstøttelse og tilsyn indebærer

• opbygning af relevante tilsyn og arbejdsgange samt løbende justering og udførelse heraf 
• udarbejdelse af kommunikationsmateriale vedrørende den midlertidige indkvartering
• varetagelse af intern og ekstern kommunikation og ledelsesinformation
• generalistopgaver i sekretariatet og på tværs i Center for Sprog og Integration (CSI)
• generel ledelsesbetjening og ledelsesunderstøttelse – mødeforberedelse, skriftlige oplæg og indstillinger 
• dokumentation, tilsyn og journalisering af indsatsen samt løbende fokus på effektiviseringer 

Vi forventer, at du

• er løsningsorienteret, konstruktiv og effektiv i din opgaveløsning 
• er god til at samarbejde både med chefer, kolleger og samarbejdspartnere 
• er fleksibel og god til at gå til opgaver, der opstår i en uforudsigelig hverdag 
• har en god opfølgningskapacitet og evnen til at løse de opgaver, der opstår 
• bidrager med godt humør og ikke lader dig vælte omkuld af, at dagen byder på mange bolde i luften og uforudsete opgaver
• motiveres af at løse opgaver, der går på tværs af traditionelle stillingsprofiler i samarbejde med kolleger
• er systematisk og har gode IT-kundskaber
• har kendskab til den kommunale opgave omkring indkvartering
• formår at begå dig i en politisk styret organisation
• skaber konstruktive arbejdsfællesskaber og dermed et godt arbejdsklima
• har en relevant uddannelse i forhold til stillingen

Vi tilbyder dig

• en spændende og alsidig stilling med et bredt ansvarsområde, hvor din indsats spiller en betydningsfuld rolle 
• en mulighed for at være med til at sætte dit præg på et område i udvikling  
• et udfordrende og afvekslende job med en stor kontaktflade

Om indkvartering 
Indkvarteringens lokaliteter er organisatorisk placeret i Jobcenter København sammen med kommunens modtagelses- og beskæftigelsesindsats for flygtninge for at sikre en sammenhængende integrationsindsats for nye flygtninge i København. 

I Jobcenter København arbejder vi med den gode modtagelse af flygtninge og familiesammenførte, at få borgere hurtigt i job, praktik eller uddannelse gennem hjælp til jobsøgning samt at styrke borgernes dansksproglige kompetencer i form af danskuddannelse. Dette arbejde understøttes af de initiativer, der finder sted i indkvarteringen. 

Ansættelsesvilkår
Stillingen er på 37 timer ugentligt. Ansættelse sker efter gældende overenskomst mellem Kommunernes Landsforening og AC. Lønnen afhænger af dine kvalifikationer og forhandles efter principperne om Ny Løn. 

Stillingen ønskes besat hurtigst muligt.

Yderligere oplysninger
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte afdelingschef Lone Binder på 23 70 20 52. 

Søg via linket senest mandag den 28. oktober 2024 
Ansættelsessamtaler afholdes i uge 44.

Om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen
I Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen hjælper vi hver dag året rundt københavnere i job og uddannelse eller finder andre veje videre for borgerne. Vi understøtter virksomhederne med at finde den rette arbejdskraft. Vi inddrager borgerne, stiller konstruktive krav, og vi tror på, at vi sammen kan skabe fremskridt. Vi er Danmarks største beskæftigelsesforvaltning, og vi er med til at sætte en høj standard på beskæftigelsesområdet ved at arbejde strategisk med udvikling af driften, servicedesign og nye digitale løsninger. Vi har fokus på trivsel og har en kultur med høj faglighed, hvor der er plads til dine input og idéer.

Jobcenter København – vi hjælper nyankomne flygtninge og familiesammenførte i job og uddannelse. 

Du kan læse mere om Beskæftigelses- og Integrationsforvaltningen her