Serviceminded sekretariatsmedarbejder til en bred vifte af administrative opgaver til Ledelsessekretariatet i Kriminalforsorgen Øst

Har du lyst til at arbejde med opgaver af administrativ og praktisk karakter inden for sekretariatsbetjening? Er du struktureret, serviceminded, og trives du med en afvekslende hverdag? Så er her en god mulighed for at arbejde på en spændende arbejdsplads med et uformelt arbejdsmiljø i en organisation med en vigtig samfundsmæssig opgave.

Imødekommende og serviceminded sekretariatsmedarbejder til sekretariatsbetjening
Dine opgaver er af servicemæssig og administrativ karakter, og herigennem bidrager du til, at vores administrative processer er effektive og smidige. Du har en tværgående rolle og understøtter kollegaer og ledere på tværs af Kriminalforsorgen Øst. Dine arbejdsopgaver løser du i tæt samarbejde med to andre administrative sekretariatsmedarbejdere – sammen er I limen, der får vores arbejdsplads til at hænge sammen i det daglige.

Du har en bred pallette af arbejdsopgaver som eksempelvis:

• Administrativ understøttelse i forhold til betjening af postkasser og besvarelse af henvendelser, herunder telefonbetjening
• Opsætning og klargøring af arbejdspladser, herunder it og telefoni
• Styring og praktisk håndtering af it og telefoner, indkøb af it-udstyr samt administration af rettigheder og brugeradgange
• Teknisk assistance fx ift. printere, projektorer, it-udstyr samt it-hjælp til kollegaer
• Mødeforberedelse, herunder lokalebooking og forplejning
• Administration i forbindelse med rejser, kørsel, varemodtagelse og modtagelse af fakturaer
• Modtagelse af gæster, håndværkere m.fl.
• Udarbejdelse og vedligeholdelse af diverse lister, oversigter og organisationsdiagrammer etc.
• Arbejde med ESDH-systemet WorkZone, herunder journalisering
• Andre ad hoc-opgaver.

Om dig
Det er vigtigt, at du er omstillingsparat, struktureret og har gåpåmod og ikke mindst, at du sætter en ære i at levere god service og support. Du er hjælpsom og trives med at være den, kollegaer går til for at få løst opgaver af administrativ, praktisk og teknisk karakter, og du er typen, der altid giver en hånd med, hvor der er brug for det. Du skal derudover holde af arbejdsopgaver, der er vigtige og spændende, men også i et vist omfang rutineprægede. Endelig er du løsningsorienteret og motiveres af at hjælpe andre med alt mellem himmel og jord, og du evner at bevare overblikket, selv om der er mange opgaver på dit bord. Arbejdsopgaver inden for it og telefoni, som eksempelvis opsætning af arbejdspladser og mobiltelefoner, er også en del af dit ansvarsområde, og her er din tekniske snilde en klar fordel.

Du er kontoruddannet inden for offentlig administration og har måske nogle års erfaring fra en større offentlig organisation, men du kan også være nyuddannet. Vi lægger vægt på, at du arbejder proaktivt og har en løsningsorienteret tilgang. Dine kommunikative evner er gode både skriftligt og mundtligt.

Om Ledelsessekretariatet
Som sekretariatsmedarbejder bliver du en del af Ledelsessekretariatet i Områdekontoret i Kriminalforsorgen Øst. Ledelsessekretariatet består af syv medarbejdere med både administrativ og akademisk baggrund samt en sekretariatsleder. Ledelsessekretariatet har overordnet til opgave af understøtte ledelsen og resten af organisationen i Kriminalforsorgen Øst. Vi har et uformelt arbejdsmiljø, og det er vigtigt for os, at der er plads til godt humør kombineret med et højt fagligt niveau. Du vil have tæt sparring med dine kollegaer i Ledelsessekretariatet og løbende dialog med ledere og medarbejdere på tværs af organisationen.

Løn- og ansættelsesforhold
Ansættelse sker i henhold til gældende overenskomst mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det statslige område, samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere.

Ansættelsesområdet er Kriminalforsorgen.
Arbejdspladsen er pt. beliggende på Kristineberg 4, 2100 København Ø. Det forventes, at arbejdspladsen flytter adresse til et andet sted i København i begyndelsen 2025.

Det er en fuldtidsstilling med en gennemsnitlig arbejdstid på 37 timer om ugen. Stillingen er til besættelse snarest.

Ansøgning
Derudover bedes du besvare følgende spørgsmål i din motiverede ansøgning:

• Hvordan vil du fagligt og personligt bidrage til arbejdet i Ledelsessekretariatet?
• Hvad er dine forventninger til Kriminalforsorgen som arbejdsplads?

Stillingen søges elektronisk via linket ”Søg stillingen”. Ved at søge elektronisk sikrer du, at ansøgningen modtages korrekt og dermed, at du kommer i betragtning til den ledige stilling.

Ansøgning, CV, dokumentation for uddannelse samt andet relevant materiale skal være modtaget i rekrutteringssystemet senest søndag den 11. august 2024.

Vi forventer at afholde 1. og 2. samtaler i uge 33/34.

Alle kandidater, som indkaldes til samtale, vil skulle give samtykke til at der bliver indhentet og vurderet oplysninger i det Centrale Kriminalregister. Hvis du indkaldes til samtale, bedes du til samtalen medbringe identifikation f.eks. pas eller kørekort.

Sikkerhedsgodkendelse er en forudsætning for ansættelsen, ligesom du skal kunne opretholde sikkerheds-godkendelsen gennem din ansættelse.

Kriminalforsorgen opfordrer alle kvalificerede ansøgere uanset personlig baggrund til at søge.

Yderligere oplysninger
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte sekretariatsmedarbejder Serpil Erman tlf. 7255 6911 og fra uge 32 sekretariatsleder Randi Amalie Rud på tlf. 72 55 90 31.

Om Kriminalforsorgen Øst
Område Øst er en sammenlægning af to tidligere områder: Område Hovedstaden og Område Sjælland, der ud over vores Områdekontor Øst består af otte institutioner fordelt på hele Sjælland inkl. Bornholm og Færøerne.

De otte institutioner har to åbne fængsler, 17 arrester, tre lukkede fængsler, ungekriminalforsorgen, to Fodlænkeafdelinger (Intensiv Overvågning), syv KIF afdelinger, tre udslusningsfængsler, et udlændingecenter og et udrejsecenter.

I alt ca. 2.000 ansatte.

For yderligere information om kriminalforsorgen henvises til hjemmesiden http://www.kriminalforsorgen.dk