Serviceminded sekretær til Infrastruktur

Kunne du tænke dig at støtte ledelsen i et til tider travlt miljø og være med til at gøre en forskel? Så er du måske vores nye sekretær i Banedanmarks Infrastrukturdivision!

Banedanmark bygger en helt ny attraktiv, grøn jernbane til nye, moderne el-tog, mens vi holder den eksisterende jernbane kørende. I Infrastrukturdivisionen har vi ansvaret for drift og vedligehold af jernbanen i hele landet, og for at vi kan lykkedes er der brug for god understøttelse af ledelsen og organisationen. Derfor søger vi en dygtig sekretær, der kan være en central ressource i Infrastrukturdivisionen.

Du vil blive en af 4 sekretærer, der dækker hver sit område og chefer. Denne sekretærstilling dækker området spor, der har opgaver i hele Danmark. Fysisk er stillingen placeret Fredericia, og dine sekretærkollegaer er placeret andre steder i landet. Der er dog et godt og hjælpsomt samarbejde på tværs samt flere netværksmøder.

Du vil få gode og nære kollegaer med forskellige fagligheder i din dagligdag i Fredericia, og få mulighed for at arbejde i et tværfagligt miljø influeret af spændende projekter og dygtige kolleger. Du bliver mødt af en til tider uforudsigelig hverdag med flere forskelligartede opgaver, hvor du skal bevæge dig i alle lag af organisationen.

Bred vifte af spændende opgaver
Som områdesekretær er du involveret i mange både eksterne og interne sager af forskel­lig karakter, hvor dagene sjældent er ens.


Dine konkrete opgaver vil f.eks. være:

• Lokal tidsadministration, herunder modtage og håndtere syge-/raskmeldinger.
• Onboarding af kolleger
• Ad hoc administrative-og sekretæropgaver for områdets chefer, herunder booking af møder og i det hele taget løse opgaver, hvor der er mest brug for det
• Indkøb og fakturabehandling samt lettere sagsbehandling
• Planlægning og afholdelse af mærkedage og lokale arrangementer
• Webredaktør, at være ansvarlig for de administrative og interne platforme på både SharePoint og Banedanmarks intranet
• Supportere, vejlede og rådgive som superbruger på SharePoint og i Concur
• Varetage koordinering og bestilling ved små reparationer og kontorartikler i huset, ”blæksprutten”

Evnen og interessen i at yde en god service
Vi forestiller os, at du har en administrativ baggrund og erfaring med lignende opgaver som sekre­tær. Det er vigtigt, du har kendskab til IT, og gerne erfaring med SAP, SharePoint og Office-pakken. Derudover er du god til at kommunikere præcist i skrift og tale.

Som person er du serviceminded, imødekommende og initiativrig. Du har situationsfornemmelse og trives godt i samarbejdet med forskellige personlig­heder på alle niveauer. Du er god til at koordinere og prioritere i dine opgaver og du kan bevare overblikket – også når tingene går stærkt.

Vi har flekstidsordning og kan tilbyde en fleksibel arbejdstilrettelæggelse, som sikrer en god balance mellem arbejde og fritid. Hjemmearbejde vil i et vist omfang være muligt.

Desuden lægger vi høj vægt på at sikre den gode stemning og en høj grad af selvansvarlighed i opgaveløsningen, selvfølgelig efter oplæring.

Løn
Ansættelsen er omfattet af Fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer - Det statslige område og Organisationsaftalen mellem Skatteministeriet og HK/STAT, Danmark samt protokollat for kontorfunktionærer ansat ved Banedanmark.

Som udgangspunkt er stillingen placeret i løngruppe 3, sats 1, Hovedstad/Provins.

Den endelige lønindplacering beror på en vurdering af de individuelle kompetencer og kvalifikationer. Udover basislønnen kommer pension og eventuelle lokale tillæg.

Ansøgning og kontakt

Hvis du har spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte områdechef Tom Birk Larsen 26169761 eller teamleder i Infrastrukturs ledelsessekretariat Vivi Protin på telefon 24960276.

Send gerne din ansøgning og CV hurtigst muligt, da vi vurderer ansøgningerne og kalder til samtaler løbende. Der kan blive indkaldt til 2. samtalerunde, og indgå test og case opgave i ansættelsesforløbet. Vi ønsker stillingen besat hurtigst muligt.

Går du videre fra de indledende samtaler, vil der blive indhentet referencer fra tidligere arbejdsgiver. Du vil blive informeret inden, at der bliver indhentet en reference