Serviceminded ledelsesstøtte med blik for detaljen

Har du mod på en alsidig hverdag med både praktiske og koordinerende opgaver? Går du løsningsorienteret til værks, og vil du være med til at give Toldstyrelsens direktion de bedste forudsætninger for at løse ledelsesopgaven? Så er du måske den ledelsesstøtte, vi søger.

Bidrag til professionel direktionsbetjening og smidige processer
I Toldstyrelsens kontrolsekretariat er vi 32 medarbejdere fordelt på to lokationer i hhv. Køge og Aarhus. Vi arbejder hver dag ambitiøst på at understøtte Toldstyrelsens kerneopgaver, og det gør vi blandt andet ved at understøtte vores direktør og underdirektører på det kontrolfaglige område. Derudover løser vi opgaver inden for ministerbetjening, indsigelsessager og pressehenvendelser.

Vi søger en ny kollega, som kan lide at arbejde i et miljø, hvor tingene går stærkt, hvor der ofte er korte deadlines, og hvor vi har fokus på at løse opgaverne i fællesskab. Du vil fungere som ledelsesstøtte for to af Toldstyrelsens underdirektører, og dine arbejdsopgaver vil være af både praktisk, koordinerende og mere faglig karakter.

Opgaverne omfatter bl.a.:

• kalenderstyring, herunder at booke møder og koordinere direktionens fælles mødeportefølje i samarbejde med direktionssekretærerne
• mailhåndtering, herunder at svare på mails for direktionen og sikre proaktiv opgaveløsning
• tværgående koordinering af interne og eksterne møder, herunder at udarbejde dagsordener og referater
• mødeforberedelse, fx at udarbejde materiale og håndpapirer til møder og konferencer
• logistisk og praktisk hjælp i forbindelse med arrangementer (møder, seminarer, receptioner, personalearrangementer, konferencer mv.)
• rejsebooking og rejseafregning.

Løsningsorienteret og struktureret med stort overblik
Vi forestiller os, at du har en relevant uddannelse, fx en kontoruddannelse, en bacheloruddannelse i offentlig administration eller lignende. Du er velbevandret i Office-pakken og har flair for it-systemer.

Desuden er det afgørende, at du:

• har en proaktiv tilgang til opgaverne og går løsningsorienteret til værks
• er god til at kommunikere, så budskaberne går klart igennem
• formår at sikre, at komplekse processer med mange aktører følges
• arbejder struktureret og bevarer overblikket, også i travle perioder
• er grundig og har blik for detaljen
• trives i en til tider uforudsigelig hverdag og kan prioritere dine opgaver
• er imødekommende og god til at opbygge relationer til både interne og eksterne samarbejdspartnere.

Som en del af din onboarding vil du deltage i både e-læring, sidemandsoplæring og intern undervisning.

Vi sikrer effektiv toldkontrol
Toldstyrelsen har ca. 900 medarbejdere fordelt over hele landet. Vi kommer med vidt forskellige baggrunde og fagligheder – men vi er alle drevet af at tage del i en vigtig opgave, og vi er stolte af de resultater, vi skaber. I kontrolenhederne arbejder vi hver dag på at sikre det danske samfund mod ulovlige og farlige varer og på, at virksomheder og borgere betaler den korrekte told. Hvis du har lyst til at samarbejde med engagerede kolleger i hele landet og vil være med til at løse en international opgave, der skaber værdi for Danmark og sikrer det danske samfund, så er Toldstyrelsen noget for dig. Sammen skaber vi muligheder på tværs af grænser.

I Kontrolsekretariatet bliver du en del af et effektivt team med mange varierende opgaver, hvor kvalitet er i højsædet. Vi sætter stor pris på et godt arbejdsmiljø og værdsætter både faglig sparring og et godt grin. Samtidig er vi hele tiden opmærksomme på at styrke vores interne, tværgående samarbejde og vores faglighed gennem sparring og videndeling.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Send ansøgning med CV og dokumentation for uddannelse via linket ’Søg stillingen’ senest torsdag den 21. november 2024.

Har du spørgsmål med hensyn til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Jeanettha Palmann Jensen på telefon 72 37 46 81.

Vi forventer at holde første samtalerunde tirsdag den 26. november 2024. Der kan indgå en person- og logikanalyse samt en anden samtalerunde i rekrutteringsprocessen.

Forud for ansættelsen indhenter vi referencer og straffeattest.

Du skal være opmærksom på, at din ansættelse sker under forudsætning af, at du kan sikkerhedsgodkendes til klassifikationsgraden HEMMELIGT og opretholde denne sikkerhedsgodkendelse under din ansættelse i stillingen. Sikkerhedsvurderingen sker på baggrund af en sikkerhedsundersøgelse, som foretages af PET.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten (AC), overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller overenskomst for fuldmægtige m.fl. (DTS) i Skatteministeriet. Du bliver ansat i Skatteministeriet med tilhørende institutioner.

Dit arbejdssted er Lyseng Allé 1, 8270 Højbjerg.

Læs mere om ansættelse i Toldstyrelsen på toldst.dk/job.