Serviceorienteret kontorassistent til Center for Internationalt Samarbejde 25 timer/uge

Har du erfaring med administrative opgaver? Er du serviceminded med øje for, hvordan du kan hjælpe bedst muligt - og samtidig bevare overblikket i en hektisk hverdag? Så er du måske vores nye kontorassistent.

Vi søger en engageret administrativ medarbejder til Center for Internationalt Samarbejde. Du vil få en varieret og spændende arbejdsdag med ansvaret for en række opgaver af administrativ karakter. Du får en central rolle i enheden og frihed til at sætte dit eget præg på opgaverne samt mulighed for at spille ind i centerets administrative ad hoc-opgaver.

Opgaver
Vi har mange medarbejdere, der rejser i forbindelse med vores internationale projekter og mange udenlandske delegationer kommer til Danmark på besøg hos os. Du vil i den forbindelse skulle bestille fly, hoteller, restaurantbesøg, bustransport m.v.

Dine primære opgaver vil derfor være:
• Fordeling samt håndtering af henvendelser fra enhedspostkasse
• Rejsebestilling og -afregning
• Mødeplanlægning og praktisk forberedelse af møder og kurser
• Introprogrammer for nye kollegaer fx booke møder, opsætning af IT og telefoner og intro til vores administrative systemer
• Med tiden blive superbruger i vores administrative systemer fx Rejs-Ud og IndFak m.v.
• Kontering og håndtering af fakturaer

Om dig
Du har en HK-kontoruddannelse og gerne erfaring med flere af ovenstående opgaver. Stillingen kræver, at du arbejder struktureret, detaljeorienteret og har en systematisk tilgang til dine arbejdsopgaver, som du altid følger til dørs. Du bevarer overblikket og det gode humør - også i travle perioder. Det er en fordel, hvis du erfaring fra at arbejde i staten.

Vi forventer desuden, at du:
• Er serviceminded og initiativrig
• Kan arbejde selvstændigt
• Har gode it-kompetencer og lyst til at sætte dig ind i nye digitale værktøjer
• Er stærk i skriftlig kommunikation både på dansk og engelsk
• Er fleksibel og har lyst til at påtage dig nye og varierende opgaver
• Er udadvendt og vil trives med at tage imod udenlandske delegationer
• Har flair for økonomi

Om os
I Center for Internationalt Samarbejde er vi 22 kolleger fordelt på fire teams. Vi et kontor præget af professionalisme, men lige så vigtigt et godt humør, hvor der snakkes på kryds af tværs for at løse opgaverne bedst muligt.

Forkontoret assisterer resten af enheden både administrativt og praktisk. Teamet består foruden dig, af en kontorfunktionær, en kontorelev og to studentermedhjælpere.

Det Globale Team er ansvarlig for samarbejdsprojekter (SSC-projekter) med strategisk udvalgte lande som lige nu udgør Ukraine, Indien, Mexico, Indonesien, Vietnam, Bangladesh, Kina, Sydafrika, Nigeria, og Kenya, samt en række øvrige samarbejder med andre strategiske vigtige tredjelande såsom Thailand, Japan, USA m.fl. Teamet betjener endvidere vores direktion, departement og minister vedr. internationale sager og eksportfremme.

EU-teamet assisterer Fødevarestyrelsens fagenheder i EU-procedurer – hjemlige og i Bruxelles, og arbejder med at påvirke EU-lovgivning på danske interesseområder.

Intern Audit har til opgave at auditere Fødevarestyrelsens kontrolsystemer og identificere fremadrettede forbedringsmuligheder og god praksis.

Løn- og ansættelsesvilkår
Der er tale om en deltidsstilling på 25 timer/uge.

Stillingen ønskes besat snarest muligt og senest 1. oktober 2024. Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere (HK) i statens tjeneste. Tjenestestedet er Fødevarestyrelsens hovedkontor Stationsparken 31-33, 2600 Glostrup.

Din ansøgning
Vi glæder os til at modtage din ansøgning, CV, kopi af eksamensbevis og evt. andet relevant materiale online i vores rekrutteringssystem på fvm.dk/job senest den 11. august 2024.

Er du interesseret?
Hvis du har spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte Souschef Anders Ankær Sparre (uge 29+30) på telefon +4572276732 eller sektionsleder Lis Heller (uge 31+32) på telefon 72276063.

Fødevarestyrelsen opfordrer alle interesserede uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge stillingen.