Skolesekretær til Skovkildeskolerne

Vi opslår denne nye deltidsstilling, da skolens specialafdelinger vokser.

Har du lyst til at være med til at forme vores administrative arbejdsgange og sætte dit præg på sekretærfunktionen samt få en synlig rolle i dagligdagen – så er det måske dig, vi mangler i vores forkontor sammen med Annette.

Om Skovkildeskolerne

Skovkildeskolerne består af flere specialskoleafdelinger i Faxe Kommune; Birkeskolen og Egeskolen i Haslev og pr. august også Pileskolen i Førslev.

Skovkildeskolerne er Faxe Kommunes selvstændige tilbud til grundskoleelever, der har brug for et meget struktureret og pædagogisk målrettet undervisningstilbud. Eleverne er derfor visiterede til en af Skovkildeskolernes specialafdelinger.

Hver klasse har tilknyttet både lærere og klassepædagoger med specialkompetencer. Lærere og pædagoger arbejder tæt sammen i tværfaglige selvstyrende teams. Der er også et nært samarbejde med familievejledere, psykologer, ergo-/fysioterapeut og logopæd samt sagsbehandlere.

Ledelsesteamet består af 2 afdelingsledere, 1 viceskoleleder og 1 skoleleder, som du vil være i tæt samarbejde med. Administrationen består af 1 sekretær på fuld tid, 1 økonomileder på deltid og måske dig som ny makker. Skolen er i vækst, og har pt. 120 elever og 52 medarbejdere fordelt på afdelingerne.

Skovkildeskolerne har behov for en skolesekretær mere, som

• Har en kontoruddannelse eller anden relevant uddannelse og meget gerne flerårig erfaring i administration på skoleområdet.
• Er serviceorienteret og møder udfordringer med energi, engagement og godt humør.
• Arbejder struktureret, handlekraftigt og tager medansvar.
• Er velfungerende i brugen af IT-systemer og er god til at sætte sig ind i ukendte programmer.
• Har erfaring med den administrative del af afgangsprøverne.
• Vægter gode relationer og har en imødekommende fremtoning i mødet med omverden.
• Er omstillingsparat og trives med det alsidige og uforudsigelige - samt kan agere i afbrydelser i løbet af en arbejdsdag.
• Samarbejder professionelt med kollegaer, forældre og øvrige samarbejdspartnere i løsningsorienteret tilgang.
• Er tydelig og klart velformuleret både mundtligt og skriftligt.
• Trives med at dele kontor med sin sekretærmakker – men også med at have enetid på kontoret, da Skovkildeskolerne har to matrikler (derfor er egen bil en nødvendighed i jobbet).

Sekretæropgaverne vil bl.a. omhandle nedenstående – som I vil fordele mellem jer i administrationen med afsæt i kompetencer og arbejdsønsker

• Administrativt arbejde i Officepakken, TEA, KMD, SBSYS, AULA, Subit + evt. kommende programmer.
• Indberetning af ferie, omsorgsdage mv. og oprettelse af lønsammensætning og andre HR-administrative opgaver (i samarbejde med skoleledelsen)
• Bogføring i KMD Opus.
• Journalisering i SBSYS.
• Forkontors-betjening – primært personale (da elever og forældre oftest hjælpes via det pædagogiske personale)
• Telefonbetjening.
• Indkøb og varemodtagelse.
• Opgaver ved to matrikler; Haslev og Førslev – hvor I sammen former en god fordeling (fx hvornår I er sammen/deler kontor og hvornår I arbejder på hver sin matrikel).
• Andet ad hoc kontorarbejde – såsom kørsel-/busbestillinger, håndtere fortrolig personrelateret post via e-post, elevrelaterede opgaver, dataleverancer til ledelsen fra skolens programmer mv.

Vi tilbyder

• Et mindre skolemiljø hvor omgangsformen er uformel, humoristisk og rar.
• Gode muligheder for involvering i administrative beslutninger, hvor vi lytter til dine erfaringer og ideer.
• Gode og hjælpsomme kolleger, som ønsker, at du lykkes med dine opgaver.
• Et nært fællesskab i dagligdagen.
• Medudvikling af sparringsfora med andre skolesekretærer i kommunen.
• Et tillidsbaseret samarbejde med klare og tydelige forventninger til hinanden og opgaverne.

Vi hjælper hinanden med at søge meningsgivende løsninger, hvilket fordrer gode samarbejdsevner og høj arbejds-etik.

Vi arbejder kollegialt op bakkende og tager medansvar for at løfte hinandens professionalisme – det betyder bl.a., at vi stiller spørgsmål til egen og hinandens praksis og undrer os nysgerrigt sammen.

• Skovkildeskolerne understøtter derfor løbende kompetenceudviklingsbehov.

 

Ansættelsesvilkår

Stillingen er en deltidsstilling på 30 timer/uge – med mulighed for yderligere nedsat tid ved eget ønske herom.

• Fordeling af mødetider, arbejdsdage mv. kan både være fleksibelt eller fast. Det aftales mellem jer i sekretærteamet.

Vi følger skoleåret og tilrettelægger arbejdet meget fleksibelt med et gennemsnit på 32 ugentlige timer i 42 uger – da kontoret oftest er lukket i størstedelen af skoleferierne, hvorfor administrationen også holder fri her.

Tiltrædelse og arbejdstid
Stillingen tiltrædes med ansættelse pr. 1. juni 2025.

Ansøgningsfrist
Vi modtager din ansøgning og dit CV - gerne med kopi af uddannelsespapirer - senest mandag den 21. april 2025.

• Hvis man inviteres til samtale, hører man fra skolen tirsdag den 22. april 2025.

Dato, tid og sted for ansættelsessamtaler
Vi holder samtaler torsdag den 24. april 2025 i tidsrummet 14.30 – 17.00 på adressen; Sofiendalsvej 42A, 4690 Haslev (da vores afdeling i Haslev deler matrikel med Sofiendalskolen).

Vil du vide mere om jobbet
Kontakt gerne skolen for yderligere oplysninger - enten skolesekretær Annette Andersen på telefon 5620 4402 eller skoleleder Tinella Svarrer på telefon 3047 5346.

* Find mere information om Faxe Kommune på www.faxekommune.dk

Løn og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst. Lønniveauet vil matche dine kvalifikationer.

Børneattest og straffeattest uden bekymrende anmærkninger er forudsætning for ansættelse.