Stærk teamkoordinator til nyt ledelsessekretariat søges, Hospitalsstaben, Aarhus Universitetshospital

Vil du være med til at opbygge et stærkt sekretariat, der skal understøtte hospitalsledelsen på Aarhus Universitetshospital? Kan du lide at sætte arbejdsgange i system og sætte struktur på en kompleks hverdag med mange dagsordner? Er du sekretær til fingerspidserne og kan klæde vores direktører på, så de altid er forberedte til at gøre en forskel for AUH's patienter? Så er det dig, vi søger til vores team!

Aarhus Universitetshospital (AUH) udvider antallet af direktører i hospitalsledelsen, og vi har behov for at udbygge sekretariatsbetjeningen omkring den samlede hospitalsledelse. Vi søger derfor profiler, der kan indgå i et stærkt team og opbygge en professionel og sammenhængende understøttelse af vores direktører i hospitalsledelsen. Til det nuværende team søger vi først en teamkoordinator med stærke koordinerende evner, som kan begynde 1. februar 2025 eller meget gerne før. 

Du bliver en del af et samlet Ledelsessekretariat på i alt 6 professionelle og engagerede kollegaer, som arbejder tæt sammen om at understøtte hverdagen for vores snart 6 direktører. 

Som teamkoordinator indgår du i et tæt samarbejde med dine kolleger i koordinering af opgaver, prioriteringer og udviklingsopgaver på tværs af sekretariatet. Du fungerer som daglig tovholder og koordinator sammen med dine kolleger, så sekretariatet kommer i mål med de vigtigste opgaver. Du giver (og får) faglig sparring til (og fra) dine kolleger og tager sammen med dine kolleger ansvar for den tværgående koordination mellem de mange samarbejdsflader i ledelsessekretariatet, der er et centralt knudepunkt på hospitalet. 

Om jobbet

I ledelsessekretariatet indgår du og dine kolleger i et ligeværdigt samarbejde, hvor I sammen  koordinerer de mange opgaver, som i løbet af dagen kommer ind. I har sammen blik for stordriftsfordele og effektiv drift i ledelsessekretariatet, og sammen med jeres nærmeste leder planlægger I processer, der udmønter dette. Jobbet kræver god organisationsforståelse, situationsfornemmelse og fleksibilitet, høj professionalisme og diskretion, samtidig med at vi forventer, at du er imødekommende, serviceminded, initiativrig og proaktiv. Det er vigtigt, at du kan indgå i tæt samarbejde med Hospitalsledelsen og har et godt blik for, hvad direktørerne har brug for i deres ledelse af hospitalet. Du forstår at samarbejde og kommunikere med en bred vifte af mennesker og fagligheder og lader dig ikke frustrere af de mange henvendelser, som kommer i løbet af en dag. 

Dine konkrete arbejdsopgaver vil bl.a. være

• Chefsekretær for en eller flere direktører - direkte ledelsessupport og administrativ understøttelse
• Diverse administrative opgaver, herunder kalenderstyring, mødeindkaldelser og referater samt praktiske opgaver i forbindelse med mødeaktiviteter, ansættelser og lign. 
• Forberedelse og planlægning af møder, projekter og opgaver
• Indsamling og kvalificering af mødemateriale til direktørernes deltagelse i diverse møder
• Sagsbehandling og løbende sekretæropgaver som opfølgning på korrespondance, journalisering, korrekturlæsning, fakturering mv.
• Tværgående opgaver i ledelsessekretariatet
• Journalisering, indkøb og praktiske opgaver m.m.
• Øvrig sekretariatsbetjening
• At deltage i opbygning og videreudvikling af rutiner og arbejdsgange, der sikrer, at sekretariatet fungerer effektivt og leverer høj faglig kvalitet i betjeningen af hospitalsledelsen
• At understøtte, at sekretariatet arbejder som et samlet team, og at potentialerne ved at samle opgaver hos én medarbejder høstes
• Daglig koordinering af opgaver på tværs af sekretariatet 

Om dig 

Stillingen kræver særlig evne til at samarbejde og en solid erfaring, gerne fra en lignende stilling i sundhedsvæsenet, hvor du dagligt har arbejdet tæt sammen med topledelsen.

Vi forventer, at du

• har blik for, hvad der skal til for at få et team til at fungere som en helhed, hvor alle bidrager til at nå fælles mål
• kan dokumentere erfaring fra lignende stilling, hvor du har haft en koordinerende rolle
• kan varetage ledelsesbetjening med sikker hånd og trives med både de komplekse og mere rutineprægede administrative opgaver 
• er fagligt velfunderet som sekretær og er rollemodel for fagets udvikling mod øget digitalisering og automatisering 
• kan arbejde selvstændigt med mange bolde i luften og flere forskellige deadlines samtidig
• har en relevant uddannelse og har flere års erfaring som chefsekretær eller med ledelsesbetjening
• kan selvstændigt levere oplæg, stå for input til møder, koordinere større opgaver, udarbejde notater og materiale til alt fra enkeltstående møder til større tværgående opgaver
• kan lide at samarbejde, er imødekommende og har forståelse for forskellige faglige tilgange
• er superdygtig til at kommunikere og kan formidle både gennem tekst og power points. Disse kompetencer skal du bl.a. bruge, når du udarbejder oplæg, som Hospitalsledelsen skal formidle i nationale og internationale fora
• har et skarpt organisatorisk blik og forståelse for beslutningsprocesser og den politiske dagsorden
• kan bevare både overblikket, roen og dit gode humør – også når der er travlt.

Om os              

Vi tilbyder en tillidsfuld arbejdsplads med alsidige opgaver og erfarne kolleger. Ledelsessekretariatet er en del af afdelingen Kommunikation, Strategiske Processer og Ledelsesbetjening, og du vil få en bred samarbejdsflade med kollegaer fra afdelingen og fra den øvrige Hospitalsstab. Afdelingen er en del af den samlede Hospitalsstab, som bistår Hospitalsledelse og Afdelingsledelser med at drive og udvikle hospitalet. Dine nærmeste kollegaer bliver de øvrige 5 sekretærer, men i Hospitalsstaben løser vi opgaverne på tværs af afdelinger og faglighed, alt efter hvad der giver mest værdi for opgaven. Vi har mange samarbejdspartnere både nationalt og internationalt. Ud over hospitalets direktører er vores vigtigste samarbejdspartnere vores afdelinger på hospitalet, og det er vigtigt, at du har et blik for afdelingernes daglige praksis og vilkår. Du skal derfor have lyst til at kende den kliniske hverdag, og samarbejde med vores sundhedsprofessionelle ledelse og personale. 

Du får reference til lederen for Kommunikation, Strategiske processer og Ledelsesbetjening.

Løn- og ansættelsesvilkår

Løn- og ansættelsesvilkår sker i henhold til gældende overenskomst. Tiltrædelse snarest eller 1. februar 2025.

Ansøgningsfrist og kontaktperson

Din ansøgning til stillingen med kopi af eksamenspapirer og evt. anbefalinger skal være os i hænde senest fredag den 13. december 2024 og sendes via nedenstående link. 
Samtaler forventes afholdt tirsdag den 17. december 2024 om eftermiddagen.

Nærmere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til

Leder af Kommunikation, Strategiske processer og Ledelsesbetjening Hanne Dahlerup, tlf. 4040 1771 eller stabschef Gitte Riis-Holm, tlf. 3052 0275.

Stillingen er som udgangspunkt en fuldtidsstilling.

Da Region Midtjylland løbende gennemfører besparelser og omorganiseringer, vil medarbejdere i omplacering, der søger stillingen, have fortrinsret.