Struktureret eventkoordinator med sans for at planlægge og gennemføre events (deltid) - Afdeling for Policy og Relationer

Brænder du for at koordinere, organisere og være den, der har det kølige overblik? 

Har du gåpåmod og sans for at give gæster den bedste eventoplevelse? 

Så er det måske dig, vi søger som eventkoordinator i Stakeholder Management-kontoret på DTU.

Stakeholder Management-kontoret har ansvaret for universitetets væsentlige arrangementer. Både de større (1.000-5.000 deltagere) og de mindre (80-300 deltagere). I din portefølje over events vil du koordinere aktiviteter tilknyttet afdelinger og institutter i samarbejde med rekvirenter fra forskellige dele af DTU. Du er samtidig en del af teamet omkring de faste Akademiske Højtideligheder på DTU. 

Jobbet 
Du kommer til at indgå i Stakeholder Management-kontoret, men du vil også komme til at samarbejde med kolleger på kryds og tværs af DTU samt i nogle tilfælde eksterne projektpartnere. Du vil fungere som lead på en række events under supervision af kontorets eventmanager. Arrangementerne som du bliver involveret i omfatter bl.a.:

• Teaching Seminars og Posterevents
• E-MBA dimittendreception og konference

Du kommer til at udvikle, markedsføre og afholde disse events. Det vil ske i samarbejde med interne såvel som eksterne interessenter. Du kommer til at arbejde med konceptudvikling, indhente priser til budget, opstille mål og udarbejde invitationer og direct mails. Du gennemfører events og planlægger indretning af faciliteter til events, forplejning og registrering af deltagere. Du sørger i processen for koordinering med samarbejdspartnere, budgetopfølgning, evaluering og afrapportering. 

Som eventkoordinator kommer du desuden til at deltage i planlægning og gennemførsel af:

• DTU’s årsfest med 4.000 deltagere: Være en del af arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører som fx teknik og catering. 
• DTU’s dimittendreceptioner 6 gange årligt med 500-1.000 deltagere pr. gang: Bistå arbejdsgruppen vedr. logistikopgaver, herunder kontakt med eksterne leverandører.
• Andre events 4-5 gange årligt med 50-700 deltagere pr. gang i samarbejde med kontorets projektledere. 

Du skal være forberedt på vekslende arbejdstider, herunder aften, i forbindelse med events ca. 10 gange om året.

Vores forventninger til dig
Du er samarbejdsorienteret og udadvendt med stor lyst til at indgå i en positiv dialog. I pressede situationer er du god til at bevare roen. Du er struktureret og kvalitetsbevidst både i løsningen af opgaverne og med de administrative rutiner og processer. Du brænder for at skabe mærkbare resultater og er i stand til at tage selvstændigt initiativ og træffe de nødvendige beslutninger.

Vi forventer, at du:

• har en relevant uddannelse, er nyuddannet evt. med nogle års erfaring som eventkoordinator.
• har erfaring med at bruge eventbaserede it-værktøjer til eventhåndtering og data management. Vi bruger Conference Manager samt Microsoft Dynamics CRM. 
• overholder budgetter og har erfaring med løbende budgetopfølgning.
• er god til at kommunikere og til at formulere dig på skrift både på dansk og engelsk.

Afklaringsskemaer, drejebøger og minutplaner er kendte redskaber for dig.

Det vil desuden være et plus, hvis du er habil bruger af grafiske programmer som Canva og InDesign Det vil ligeledes blive betragtet som et plus, hvis du har erfaring fra restaurations- og servicebranchen.

Hvad tilbyder vi dig
Vi tilbyder dig en stilling i et alsidigt og lærerigt miljø med engagerede kollegaer. Stakeholder Management-kontoret er bygget op gennem mange år på universitetet og er nu bl.a. DTU’s garant for, at universitets events har en høj kvalitet – det skal du være med til at føre videre. 

Vi har en uformel omgangstone og et godt sammenhold, og selv når der er pres på, er der tid til smil og godt humør.

Løn og ansættelsesvilkår
Løn- og ansættelsesvilkår efter overenskomst mellem Finansministeriet og HK/Stat for kontorfunktionærer m.fl. samt OAO-S-fællesoverenskomsten eller anden relevant overenskomst.

Du ansættes i Afdelingen for Policy & Relationer. Arbejdssted er på Lyngby Campus. 

Stillingen er på 22 timer ugentlig og tidsbegrænset. Den ønskes besat pr. 1. februar 2025 eller hurtigst muligt herefter og har udløb den 31. december 2026.

Ansøgning og kontakt
Vi skal modtage din online ansøgning senest den 8. januar 2025.  Åbn linket "Ansøg nu", hvor du udfylder ansøgningsformularen samt vedhæfter motiveret ansøgning, CV og eksamensbeviser. 

Ønsker du flere oplysninger om stillingen, er du velkommen til at kontakte specialkonsulent Ida Krøll, [email protected] og 93 51 08 29.

Ansøgninger modtaget efter ansøgningsfristens udløb tages ikke i betragtning.

Alle interesserede uanset alder, køn, handicap, race, religion eller etnisk tilhørsforhold, opfordres til at søge stillingen. Da DTU arbejder med forskning i kritisk teknologi, hvormed der gælder særlige regler for blandt andet sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive foretage open source-baggrundstjek af kvalificerede kandidater til stillingen.

Stakeholder Management
Kontoret for Stakeholder Management er en del af Afdelingen for Policy og Relationer i DTU’s administration, og i kontoret arbejder 10 medarbejdere med at udvikle positive relationer til universitetets interessenter. Aktiviteterne i kontoret omfatter:

• Koordinering og planlægning af High-Level Visits & Events samt outreach-aktiviteter som rund-visninger på DTU og Åbent Universitet - Sommerscience for skole- og gymnasieelever.
• Drift af DTU’s alumnenetværk med ca. 43.000 medlemmer, hvor tidligere studerende holdes op-dateret om, hvad der sker på DTU og inviteres til at engagere og involvere sig i relevante aktivite-ter på DTU.
• Planlægning og gennemførsel af DTU’s akademiske højtideligheder og andre events (bl.a. års-fest, dimittendreceptioner og DTU Ørsted Lectures). 
• Kunst og kulturelle aktiviteter på campus, indkøb af DTU-merchandise.

Teknologi for mennesker
DTU udvikler teknologi for mennesker. Med vores forskning og uddannelser i international topklasse er vi med til at skabe en bedre verden, og vi bidrager til løsningen af de globale udfordringer formuleret i FN’s 17 verdensmål for en bæredygtig udvikling. H.C. Ørsted grundlagde DTU i 1829 med en klar mission om at udvikle og nyttiggøre naturvidenskab og teknisk videnskab til gavn for samfundet. Den mission lever den dag i dag. DTU har 13.500 studerende og 6.000 ansatte. Vi arbejder i en international atmosfære og har et inkluderende, udviklende og uformelt arbejdsmiljø. DTU har campusser i hele Danmark og i Grønland og samarbejder med de bedste universiteter verden over.