Struktureret Excel-haj til uddannelsesplanlægning på Institut for Mennesker og Teknologi på Roskilde Universitet

I sekretariatet på Institut for Mennesker og Teknologi (IMT) søger vi en dygtig HK’er, som kan være med til at skabe, understøtte og vedligeholde undervisningsplanlægningsprocessen for instituttets 16 uddannelser. Vi søger en struktureret kollega med et skarpt overblik, der har gode planlæggerevner og trives med en bred kontaktflade.

Sekretariatet på IMT består af ca. 25 medarbejdere. Sekretariatet varetager opgaver relateret til instituttets økonomi, HR, intern service, forskningsstøtte, uddannelsesplanlægning, studiemiljø samt sekretariatsfunktioner for studienævn og instituttets råd og udvalg.

Du bliver en del af et lille team og skal samarbejde med den faglige koordinator for uddannelsesplanlægning. Din hovedopgave vil være at sikre at timeforbruget på instituttets undervisnings- og øvrige aktiviteter er fordelt og registreret korrekt på instituttets videnskabelige medarbejdere.

Opgaven indebærer blandt andet:

• Holde de enkelte medarbejderes timeregistrering opdateret i Excel
• Besvare mange typer af henvendelser fra medarbejderne og koordinere med relevante kollegaer og ledere, når noget skal afklares for at kunne svare
• Skabe og bevare overblik over timeforbrug med henblik på at optimere instituttets ressourceforbrug, herunder tilvejebringe data til ledelsesinformation
• Koordinere med kollegaer fra andre funktioner i sekretariatet om at indhente og sammenhold af information af relevans for at få overblik over timeforbrug på instituttet
• Bistå den faglige koordinator med at udvikle processer og arbejdsgange og definere serviceniveau

Vi håber at få en kollega, der

• Har erfaring med administrativ understøttelse og meget gerne fra en lignende funktion
• Solid erfaring med at bruge Excel som aktivt arbejdsredskab
• Har forudsætninger for at lave udregninger
• Er detaljeorienteret, arbejder systematisk, selvstændigt og opsøgende
• Tager ejerskab og ansvar for egne opgaver
• Trives i en hverdag med mange driftsopgaver og i perioder vil bidrage til at udvikle området
• God til at kommunikere – både mundtlig og skriftligt
• Kan kommunikere med forskellige faggrupper og er serviceminded

Sekretariatet på IMT er en spændende arbejdsplads i udvikling. Du vil indgå i et team hvor tonen er humoristisk og åben. Du vil få kontorplads i et velfungerende kontor med fire kollegaer, herunder den faglige koordinator som vil være din sparringspartner i hverdagen. Du refererer til sekretariatsleder Rikke Sjølin. Vi værdsætter trivsel og godt samarbejde og forventer, at du har lyst til at bidrage til et godt arbejdsmiljø for alle og udvikle sekretariatets arbejdsgange. Vi tilbyder en fleksibel og afvekslende hverdag med mulighed for hjemmearbejde. Du skal forvente perioder med spidsbelastning i forbindelse med semesterstart.

Vi er et institut med en bred faglig profil som omfatter human-, samfunds-, sundheds- og it-videnskabelige samt planlægnings-, interventions- og designorienterede fagområder.

Mere information For yderligere oplysninger om stillingen venligst kontakt sekretariatsleder Rikke Sjølin på mail [email protected] eller faglig koordinator Morten Vest Hansen +45 4674 3568. Vi forventer at holde ansættelsessamtaler i uge 39.

Ansættelsesvilkår

Der er tale om en ansættelse pr. 1. november 2024, 37 timer ugentligt som udgangspunkt. Ansættelse sker i henhold til overenskomst mellem Finansministeriet og HK. Der er herudover mulighed for at forhandle tillæg. Vi ser gerne, at du kan begynde den 1. november 2024.

Ansøgning

Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/

Ansøgningen skal indeholde:

1. Motiveret ansøgning

2. CV

3. Dokumentation for uddannelse

Ansøgningsfristen er 17. september 2024

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.