Struktureret og serviceminded generalist til direktørsekretariat

Vil du prøve kræfter med sekretariatsbetjening tæt på Toldstyrelsens direktør? Trives du i en rolle, hvor du skal bevare overblikket i en hverdag med både store og små opgaver og til tider korte deadlines? Og vil du være en del af et fagligt stærkt team, der sammen får enderne til at mødes? Så er du måske vores nye kollega.

Spændende opgaver tæt på beslutningerne
I Direktørsekretariatet bliver du en del af et lille team på fem medarbejdere, som arbejder direkte for styrelsens direktør. I det daglige understøtter vi direktøren med både sagsbehandling, mødeforberedelse og kalenderkoordinering. Vi har brug for en ny kollega, der bl.a. kan varetage sagshåndtering og mødeforberedelse på toldkontrolområdet. Vi vurderer løbende, hvordan opgaverne fordeles bedst i teamet, og derfor kan andre fagområder også komme i spil.

Dine primære opgaver bliver at:

• koordinere sagshåndteringen på kontrolområdet i dialog med Skatteministeriets departement og Toldstyrelsens enheder
• styre processer for departementsbetjening, yde sparring til relevante enheder og sikre, at sagsfrister overholdes
• koordinere og forberede materiale til direktørens møder på kontrolområdet
• deltage i direktørens møder og sørge for, at der bliver samlet op på beslutninger og bestillinger
• visitere sekretariatets postkasse i samarbejde med direktørens sekretærer og videreformidle til relevante medarbejdere
• sparre med sekretærerne om kalenderkoordinering.

Som en del af din onboarding vil du deltage i både e-læring, sidemandsoplæring og intern undervisning.

God procesforståelse og evne til at skabe relationer
Vi forestiller os, at du har en relevant uddannelse som fx cand.scient.pol., cand.jur. eller lignende. Det er en fordel, hvis du har erfaring fra andre jobs eller studiejobs, men er du nyuddannet og har flair for struktur og forståelse for offentlig forvaltning, er det også relevant. Det er vigtigt, at det motiverer dig at have styr på processerne, og at du har lyst til at være direktørens ambassadør i samarbejdet med dine kolleger i styrelsen.

Derudover lægger vi vægt på, at du:

• har flair for at opbygge relationer med både interne og eksterne interessenter, da du vil indgå i tværfagligt samarbejde på flere niveauer
• er god til at planlægge en proces, sætte skarpe frister og følge op på både bestillinger og beslutninger – også selvom situationen er presset
• kan formidle komplekse problemstillinger forståeligt og målgruppebevidst
• tænker strategisk og samtidig kommer i mål med de mere rutineprægede opgaver
• kan bevare overblikket i en travl og omskiftelig hverdag med mange deadlines
• trives i et miljø, hvor videndeling med dine kolleger og evnen til at arbejde struktureret og fleksibelt er central.

Vi understøtter en international samfundsopgave
Toldstyrelsen har ca. 900 medarbejdere fordelt over hele landet. Vi kommer med vidt forskellige baggrunde og fagligheder – men vi er alle drevet af at tage del i en vigtig opgave, og vi er stolte af de resultater, vi skaber. I staben arbejder vi hver dag ambitiøst på at understøtte styrelsens kerneopgaver, og vi samarbejder på tværs af hele organisationen om konstruktive løsninger. Hvis du har lyst til at samarbejde med engagerede kolleger i hele landet og vil være med til at løse en international opgave, der skaber værdi for Danmark og sikrer det danske samfund, så er Toldstyrelsen noget for dig. Sammen skaber vi muligheder på tværs af grænser.

I Direktørsekretariatet bliver du en del af et effektivt team med mange varierende opgaver, hvor kvalitet er i højsædet. Vi sætter stor pris på et godt arbejdsmiljø og værdsætter både faglig sparring og et godt grin.

Kontakt og ansættelsesvilkår
Send ansøgning med CV og dokumentation for uddannelse via linket ”Søg stillingen” senest torsdag den 2. januar 2025.

Hvis du har spørgsmål med hensyn til stillingen, er du velkommen til at kontakte sekretariatsleder Anne-Kathrine Mosegaard på telefon 72 38 91 17.

Vi forventer at holde samtaler i uge 2.

Du skal være opmærksom på, at din ansættelse sker under forudsætning af, at du kan sikkerhedsgodkendes og opretholde denne sikkerhedsgodkendelse under din ansættelse i stillingen.

Du bliver ansat på overenskomstvilkår i henhold til enhver tid gældende overenskomst for akademikere i staten (AC), overenskomst for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK) eller overenskomst for fuldmægtige m.fl. (DTS) i Skatteministeriet. Du bliver ansat i Skatteministeriet med tilhørende institutioner.

Dit arbejdssted er Lyseng Allé 1, 8270 Højbjerg.

Læs mere om ansættelse i Toldstyrelsen på toldst.dk/job.