Strukturstærk studie- og ledelsessekretær til KVUC

Motiveres du af at skabe overblik og flow i driften? Er du interesseret i uddannelse, og vil du være med til at understøtte administrationen på ét af Danmarks største voksenuddannelsescentre? Vi søger en strukturstærk studiesekretær til at understøtte KVUC’s videre- og efteruddannelsesprogram og direktionens møder.

Om jobbet

Med reference til uddannelseschefen for almen voksenuddannelse (AVU) vil du få en udfordrende og unik opgaveportefølje, gode kolleger og en meget bred samarbejdsflade på KVUC og med KVUC’s samarbejdspartnere.

Jobbet er sammensat af to funktioner. Du skal dels understøtte opgaverne og ledelsen på uddannelsesområderne: voksen- og efteruddannelse (VEU) forberedende voksenundervisning (FVU) og Almen Voksenuddannelsesområdet (AVU) og dels bistå direktionen med at planlægge møder.

KVUC afholder VEU/FVU både på KVUC og lokalt i bydele og på virksomheder. VEU/FVU-opgaven indebærer et stort opsøgende arbejde og løbende udvikling af undervisningsaktiviteter, der er tilpasset den konkrete målgruppe. Din opgave bliver blandt andet at administrere de mange forskellige projekter og interessenter i tæt samarbejde med uddannelseslederen for VEU/FVU for at sikre overblik, overholdelse af deadlines og rettidig kommunikation med de mange forskelligartede aktører. Du skal desuden bidrage til at få hverdagen til at fungere smidigt på hele området for almen voksenuddannelse (AVU), som VEU/FVU er en del af.

Som sekretær for direktionen vil dit primære arbejdsområde være at løse administrative opgaver, der gør dagligdagen lettere for cheferne i direktionen, så deres tid bruges bedst muligt på vores kursister og elever, medarbejdere og samarbejdspartnere. Du får tæt kontakt med ledere og medarbejdere på tværs af hele organisationen og et tæt samarbejde med blandt andre direktionens ledelseskonsulent.

Dine typiske arbejdsopgaver omfatter:

• Sikre overblik over FVU/VEU-projekter. Koordinere med eksterne og interne ressourcepersoner og kontakter og sikre rettidig opfølgning, så alle involverede aktører er velinformerede. Systematisere og løbende ajourføre samarbejdsaftaler, milepælsplaner, målformuleringer, indsatsområder, succeskriterier og interessentanalyser for hvert enkelt samarbejdsprojekt.
• Følge op på praktiske opgaver og kommunikere til kursister fx i forbindelse med screening, rekruttering og indskrivning. Administrere statens voksenuddannelsesstøtte (SVU) i tilknytning til FVU/VEU-aktiviteterne.
• Skabe overblik over og understøtte årshjulet for AVU, FVU og VEU.
• Styre kalender og koordinere møder, herunder udforme og udsende dagsordener, skrive beslutningsreferater og følge op. Formidle og følge op på henvendelser til og fra direktionen. Forberede, udarbejde og klargøre materiale og præsentationer til møder. Udarbejde eksterne nyheder og opslag på intranet.
• Varetage administrative og praktiske opgaver i forbindelse med møder, aktiviteter og begivenheder, herunder booke møder og forplejning, stille op, købe ind og koordinere og arbejde sammen med Service.

Vi kan tilbyde dig

• faglige udfordringer i et spændende miljø med en høj grad af specialiseret viden
• et inspirerende og udfordrende job, hvor du arbejder selvstændigt og i samarbejde med dygtige og engagerede kollegaer
• en ledelse der i samarbejde med medarbejderne arbejder for et godt arbejdsmiljø
• en arbejdsplads med stort fokus på høj faglighed og prioritering af kompetenceudvikling, et introforløb, oplæring og tæt støtte gennem det første halve år

Om dig

Du har en administrativ uddannelse og er rutineret i administration og service, gerne som chefsekretær. Det er en fordel, men ikke et krav, at du har erfaring fra en uddannelsesinstitution. Herudover forventer vi af dig, at:

• Du har forretningsforståelse, og du arbejder struktureret med opmærksomhed på detaljer uden at miste overblikket i en travl hverdag. Du trives i et levende miljø, hvor hverdagen er afvekslende og præget af mange henvendelser. Du kan træffe løbende beslutninger for at styre aktiviteter og kalendere, og du inddrager kolleger og ledere som det er nødvendigt.
• Du er udadvendt, serviceminded og opsøgende i forhold til opgaver. Du er tillidsskabende og nem at arbejde sammen med, og du kan både arbejde selvstændigt og samarbejde med andre om opgaver.
• Du har kendskab til projektstyring og projektværktøjer.
• Du er velformuleret mundtlig og skriftligt. Du har flair for brug af IT i arbejdet og måske kendskab til vores mest brugte administrationssystemer: Microsoft Office, Ludus, Moodle, Intra Active og Optagelse.dk. Du er gerne superbruger i Excel. Du kan læse korrektur og arbejde med layout og format i dokumenter.
• Du giver en hånd med, hvor der er brug for det.

Hvis du synes, jobbet lyder spændende, så søg gerne, selv om du ikke kan sætte hak ved alle punkterne. Vi tilpasser opgaver og udfordringer efter din erfaring og interesser, og dine opgaver vil ændre sig over tid.

Om KVUC

På KVUC leverer vi uddannelser, der er livsforandrende for den enkelte og værdiskabende for samfundet. KVUC er Københavns største voksenuddannelsescenter med 300 medarbejdere og mere end 6.000 kursister (2.200 årskursister). Vi tilbyder fleksible og kompetencegivende uddannelse til unge og voksne på 9.-10. klasses og gymnasialt niveau. Vores uddannelser udbydes både som holdundervisning og som individuel online-undervisning. KVUC er en selvejende uddannelsesinstitution under staten og den største enkeltstående leverandør af studerende til Københavns Universitet.

KVUC sikrer adgang til uddannelse og beskæftigelse til unge og voksne, der af mange forskellige årsager ikke er gået den lige vej igennem uddannelsessystemet, og for hvem det at gennemføre en uddannelse kan være en stor personlig udfordring.

To år efter afsluttet HF-uddannelse fra et VUC er 9 ud af 10 i beskæftigelse eller i gang med en ordinær uddannelse, særligt til pædagog, folkeskolelærer, sygeplejerske og socialrådgiver. Det på trods af at HF-kursisterne på VUC i højere grad har ufaglærte forældre og lavere karakterer i dansk og matematik fra grundskolen end en gennemsnitlig ungdomsårgang, og over halvdelen er tidligere faldet fra en anden ungdomsuddannelse. Almen voksenuddannelse (AVU) er med til at forbedre almene studiekompetencer for kursister, som har en svag uddannelsesbaggrund og svag arbejdsmarkedstilknytning.

KVUC ligger midt i København og er præget af storbyen, dens liv og befolkning. Du kan læse mere om KVUC på vores hjemmeside www.kvuc.dk.

Løn og ansættelsesvilkår

Arbejdstiden er gennemsnitligt på 37 timer pr. uge med flekstid. Der vil være spidsbelastningsperioder, hvor du må forvente at have ekstra travlt.

Arbejdsstedet er Vognmagergade 8 i København K.

Du ansættes i forhold til gældende organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK Stat. Der er mulighed for at forhandle tillæg på baggrund af dine erfaringer og kvalifikationer. Tiltrædelse snarest muligt.

Ansøgning og kontakt

Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte uddannelseschef Anne-Mette Rasmussen på telefon 3141 1817.

Send din ansøgning med eksamensbevis og relevante oplysninger senest mandag den 4. november 2024 på linket ”Søg stillingen”.

Vi forventer at afholde 1. runde af samtaler mandag den 11. november og 2. runde af samtaler torsdag den 14. november. I forbindelse med 2. samtalen vil du blive bedt om at udføre en mindre opgave.

Vi ønsker at afspejle det omgivne samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.