Studentermedhjælp til administration og events på Institut for Mennesker og Teknologi, Roskilde Universitet

Vil du have hands-on erfaring med administration og eventplanlægning? Har du et skarpt øje for detaljer og trives du med mange forskellige opgaver? Så er du måske en af vores nye studentermedhjælpere!

I sekretariatet på Institut for Mennesker og Teknologi (IMT) søger vi to engagerede studentermedhjælpere, der vil hjælpe med diverse administrative opgaver samt være med til at planlægge og facilitere instituttets mange arrangementer – for eksempel ph.d.-forsvar, konferencer og interne seminarer.     

Du vil blive en del af et lille team bestående af fire studentermedhjælpere, og den daglige koordinering sker i tæt samarbejde med forskningskoordinator Anne-Sophie Schröder. Samarbejde, struktur og god planlægning er i fokus, og du vil få en hverdag med mange berøringsflader på instituttet og arbejde sammen med både kollegaer i sekretariatet og instituttets forskere.

Vi lægger vægt på, at du tager ansvar for dine egne arbejdsopgaver og trives i et samarbejdende miljø.   

Dine opgaver
Administration & kommunikation:

• Afhængig af din profil, vil du hjælpe de forskellige teams i IMT-sekretariatet med varierende rutine og ad hoc-opgaver, som for eksempel: 
• Løbende opdatering af instituttets intranet
• Arkivering i statens ESDH-system F2
• Assistere med lettere administrativt arbejde såsom at indkalde til møder, booke lokaler, kopiere/printe dokumenter, opdatere dørskilte, printe navneskilte, bestille kontorartikler mm.
• Udarbejde timesideler
• Udarbejde grafisk materiale

Events:

• Hjælpe med at planlægge og koordinere arrangementer, herunder oprette tilmeldingssider i tilmeldingssystemet Conference Manager, booke lokaler, indhente tilbud og bestille forplejning.
• Udarbejde visuelt materiale til promovering af events (Conference manager, Sociale medier, plakater mm.).
• Hjælpe med praktiske opgaver under arrangementer: klargøre lokaler, assistere med teknik (slides, online deltagelse, mikrofon), opsætte forplejning og oprydning. 

Derudover vil du spille en vigtig rolle i:

• At være i løbende dialog (ofte via e-mail) med forskellige aktører, herunder arrangører, deltagere og leverandører, for at sikre en smidig planlægning og eventafvikling.
• At sikre og vedligeholde et godt system til at holde overblik over planlagte arrangementer, herunder optimere arbejdsgange.

Vi søger dig, der:

• Er aktiv studerende på en bachelor- eller kandidatuddannelse, og har minimum halvandet år tilbage af studiet.
• Er detaljeorienteret, men samtidig struktureret og god til at bevare overblikket.
• Er serviceminded og trives med en alsidig opgaveportefølje, der også inkluderer lavpraktiske opgaver som klargøring af forplejning og oprydning.
• Har kendskab til eller interesse i at lære at bruge diverse IT-systemer og programmer (Conference manager, F2, RUCs intranet, Excel mm.).
• Kan kommunikere flydende på både dansk og engelsk – skriftligt og mundtligt.

Arbejdstid
Dine arbejdstimer fordeles typisk over 2-3 dage ugentligt, men kan tilrettelægges fleksibelt under hensyn til dine studier og eksamensperioder. Da instituttets arrangementer afholdes på forskellige tidspunkter, vil dine arbejdsdage variere, og der kan forekomme arbejde i sen eftermiddag eller aftentimer efter konkret aftale.

Hvis denne stilling lyder som noget for dig, glæder vi os til at modtage din ansøgning.

Mere information
For yderligere oplysning om stillingen venligst kontakt Anne-Sophie Schröder på mail [email protected].

Ansættelsesvilkår
Den ugentlige arbejdstid er 10-15 timer og fastlægges ved ansættelsen efter aftale med den enkelte.

Du vil referere til sekretariatsleder på Institut for Mennesker og Teknologi, Rikke Sjølin, mens den daglige koordinering og samarbejde vil være med forskningskoordinator Anne-Sophie Schröder.

Ansættelse sker i henhold til OAO-S-Fællesoverenskomsten samt organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).

Ansættelsen er varig men betinget af studieaktivitet.

Vi afholder samtaler efter ansøgningsfristens udløb, forventeligt i uge 17. Forventet tiltrædelse er den 15. maj eller snarest derefter.
 

Ansøgning 
Søg stillingen på https://ruc.dk/ledige-stillinger-pa-roskilde-universitet/ 

Ansøgningen skal indeholde:  

1. Motiveret ansøgning  

2. CV  

3. Dokumentation for uddannelse  

Ansøgningsfristen er 14. april 2025.

Materiale modtaget efter fristens udløb vil ikke blive taget i betragtning.  

Roskilde Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge hos os.