Studiesekretær med et stærkt administrativt gen til KVUC

Motiveres du af en alsidig hverdag, hvor planlægning og varetagelse af de mange administrative processer, der kører på en skole, fylder? Kan du lide at få tingene til at fungere og yde en god service? Vi søger en engageret, selvkørende og servicemindet medarbejder til administrative og praktiske opgaver til gavn for elever og ansatte. 

Om jobbet 

Vi søger en dygtig og rutineret studiesekretær til gymnasie- og elevadministration. Du får en bred og varieret portefølje af studieadministrative opgaver, der vil variere efter skolens årshjul fra optag og studiestart over eksamen til translokation. Med reference til uddannelseschefen på HF bliver du en værdsat kollega i et team, der sammen varetager mange forskellige administrative og praktiske gøremål.  

Vi kan tilbyde et inspirerende og udfordrende job, hvor du arbejder tværfagligt med dygtige og engagerede kollegaer. Du får en nøglefunktion på skolen, en bred samarbejdsflade og opgaver med masser af mening.  

Du og dine kolleger skal i samarbejde med uddannelsesledelsen blandt andet: 

• Kommunikere med kommende elever om optagelse og sagsbehandle ansøgninger 

• Oprette og kvalitetssikre skema og begivenheder i vores studieadministrative system LUDUS og gøre klar til opstart af et nyt semester. 

• Planlægge og afvikle opgaver i forbindelse med studiestart, foredrag, sociale aktiviteter, studieture, eksamen og translokation. 

• Understøtte uddannelsernes årshjul og møder med kalenderstyring og mødebooking og forberede mødeindkaldelser, dagsordner, referatskrivning, kommunikation mv.  

• Facilitere KVUC’s procedurer til opfølgning på elevfravær 

• Administrere Erasmus+ studierejseprogram 

• Varetage diverse administrative og praktiske opgaver 

Du skal primært arbejde med vores HF-uddannelser, men vil også få opgaver vedrørende vores andre uddannelser. Teamet står desuden for at bemande receptionen en dag om ugen og ved fravær.  

Om dig 

Du har en administrativ uddannelse og er rutineret i administration og service. Det er en fordel, men ikke et krav, at du har erfaring fra en uddannelsesinstitution. Herudover forventer vi af dig at: 

• Du trives i et levende miljø, hvor hverdagen er afvekslende og præget af mange henvendelser. Du kan holde flere bolde i luften på én gang, og du arbejder struktureret med et godt overblik og sans for detaljen. Du er handlekraftig og tager initiativ til at løse opgaver eller undersøge, hvordan de kan løses, og du inddrager kolleger og ledere, som det er nødvendigt. 

• Du er udadvendt, serviceminded og opsøgende i forhold til opgaver. Du er tillidsskabende og nem at arbejde sammen med, og du kan både arbejde selvstændigt og samarbejde med andre om opgaver. Du kan lide at løse praktiske og jordnære opgaver, der er afgørende for at skabe gode rammer for kursisternes uddannelse og dine kollegers arbejde, og du giver en hånd med, hvor der er brug for det. 

• Du er velformuleret mundtlig og skriftligt. Du har flair for brug af IT i arbejdet og måske kendskab til vores mest brugte administrationssystemer: Microsoft Office, Ludus, Moodle, Intra Active og Optagelse.dk. Du er gerne superbruger i Excel. Du kan læse korrektur og arbejde med layout og format i dokumenter. 

Hvis du synes, jobbet lyder spændende, så søg gerne, selv om du ikke kan sætte hak ved alle punkterne. Vi tilpasser opgaver og udfordringer efter din erfaring og interesser, og dine opgaver vil ændre sig over tid. 

Om KVUC 

På KVUC leverer vi uddannelser, der er livsforandrende for den enkelte og værdiskabende for samfundet. KVUC er Københavns største voksenuddannelsescenter med 300 medarbejdere og mere end 6.000 kursister (2.200 årskursister). Vi tilbyder fleksible og kompetencegivende uddannelser til unge og voksne på 9.-10. klasses og gymnasialt niveau med mulighed for både holdundervisning og individuel online-undervisning. KVUC er en selvejende uddannelsesinstitution under staten og den største enkeltstående leverandør af studerende til Københavns Universitet.  

KVUC sikrer adgang til uddannelse og beskæftigelse til unge og voksne, der af mange forskellige årsager ikke er gået den lige vej igennem uddannelsessystemet, og for hvem det at gennemføre en uddannelse kan være en stor personlig udfordring.  

To år efter afsluttet HF-uddannelse fra et VUC er 9 ud af 10 i beskæftigelse eller i gang med en ordinær uddannelse, særligt til pædagog, folkeskolelærer, sygeplejerske og socialrådgiver. Det på trods af at HF-kursisterne på VUC i højere grad har ufaglærte forældre og lavere karakterer i dansk og matematik fra grundskolen end en gennemsnitlig ungdomsårgang, og over halvdelen er tidligere faldet fra en anden ungdomsuddannelse. Almen voksenuddannelse (AVU) er med til at forbedre almene studiekompetencer for kursister, som har en svag uddannelsesbaggrund og svag arbejdsmarkedstilknytning.  

KVUC ligger midt i København og er præget af storbyen, dens liv og befolkning. Du kan læse mere om KVUC på vores hjemmeside www.kvuc.dk. 

Løn og ansættelsesvilkår 

Arbejdstiden er gennemsnitligt på 37 timer pr. uge med flekstid. Der vil være spidsbelastningsperioder, hvor du må forvente at have ekstra travlt.  

Arbejdsstedet er Vognmagergade 8 i København K.  

Du ansættes i forhold til gældende organisationsaftale mellem Skatteministeriet og HK Stat. Der er mulighed for at forhandle tillæg på baggrund af dine erfaringer og kvalifikationer. Tiltrædelse snarest muligt. 

Ansøgning og kontakt 

Vil du vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte uddannelseschef Vivi Carstensen på telefon 2966 1492.  

Send din ansøgning med eksamensbevis og relevante oplysninger senest torsdag den 10. oktober 2024 på knappen ”Søg jobbet”.  

Vi forventer at afholde 1. runde af samtaler mandag den 21. oktober og 2. runde af samtaler fredag den 25. oktober. I forbindelse med 2. samtalen vil du blive bedt om at udføre en mindre opgave.  

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.