Sundhedsstyrelsen søger dygtig enhedssekretær med teknisk snilde til Sekretariatet

Trives du med en omskiftelig hverdag? Får du energi af at samarbejde tæt med kollegaer og ledelsen? Og har du sans for systemer? Så kan du nu søge en spændende sekretærstilling i Sekretariatet i Sundhedsstyrelsen.

Om Sekretariatet
Sundhedsstyrelsen er den øverste sundhedsfaglige myndighed i Danmark og en del af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Sundhedsstyrelsen bistår ministeren med rådgivning og rådgiver andre statslige, regionale og kommunale myndigheder. Sundheds- og ældreområdet står overfor en spændende omstilling og forandring, som Sundhedsstyrelsen har en central rolle i.

I Sekretariatet rådgiver vi huset, ledelsen og direktionen i at træffe gode faglige og strategiske beslutninger og drifter husets understøttende funktioner. Vi består af fire teams: direktionssekretariatet, international koordination, HR og IT/jura.

Vi er bindeled til resten af huset og vores særlige styrkepositioner er, at

• Vi sparrer og sætter retning på produkter og processer – bl.a. gennem hjælp til selvhjælp
• Vi skaber overblik og gør det administrative nemmere for andre
• Vi opbygger relationer og samarbejder på tværs
• Vi understøtter, videreformidler og opbygger strategisk forandring og udvikling af organisationen
• Vi prioriterer det sociale og giver feedback til hinanden

Vi er ca. 20 medarbejdere og er sammensat af forskellige medarbejdergrupper som kontorfunktionærer, jurister, statskundskabere og andre samfundsfaglige uddannelser.

Din hverdag hos os
Du bliver ansat som enhedssekretær i Sekretariatet, hvor din rolle vil være at hjælpe enhedsledelsen og dine kollegaer i vores hverdag. Du får en central rolle i vores dygtige HR-team og skal understøtte vores ESDH-funktion i Sekretariatet og på tværs af Sundhedsstyrelsen.

Du får en bred kontaktflade i Sekretariatet og i Sundhedsstyrelsen, og du skal kunne lide, at mange går til dig for at få hjælp. Vi har to andre dygtige sekretærer i enheden, som du kan sparre med. Derudover kommer du til at indgå i grupper med andre sekretærer fx styrelsens ESDH-forum og ledelsessekretærgruppen.

Du skal kunne lide systemer og ikke være bange for at justere i tingene bagom. Det er altså en fordel, hvis du har lidt teknisk snilde og synes, det er sjovt at få systemer til at fungere bedre.

Dine primære arbejdsopgaver:

• Understøtte HR-teamet med driftsopgaver indenfor personaleadministration såsom at slå stillinger op, sende ansættelser i proces, journalisering mm.
• Enhedens ESDH-medarbejder og konfigurator af WorkZone i Sundhedsstyrelsen, gennemføre kontroller og kvalitetssikring, undervise i systemet, lave instrukser mm.
• Administrative opgaver for ledelsen såsom mødebooking, fakturering af regninger, hjælp ved opstart af nye medarbejdere, referatskrivning mv.
• Ansvar for enhedspostkassen ift. at svare på og fordele spørgsmål fra borgere, Folketinget m.fl.

På HR-området vil det også være mulighed for at indgå i andre processer og opgaver alt efter interesse og kompetencer.

Din uddannelse, erfaring og personlige kvalifikationer
Du har en kontoruddannelse og et par års erfaring som sekretær, og det er en fordel, hvis du har arbejdet for et andet sekretariat/stabsfunktion eller lignende. Du er:

• serviceminded, imødekommende og møder mennesker med et smil
• grundig, systematisk og detaljeorienteret
• har stærke IT-kompetencer og gerne erfaring med digital sags- og dokumenthåndtering. Kendskab til WorkZone er en fordel, men ikke et krav
• kan bevare overblikket og det gode humør i travle situationer.

Vi tilbyder
Et meningsfuldt arbejde med samfundsnyttige opgaver i Danmarks øverste sundhedsfaglige myndighed. Du bliver en del af et aktivt fagligt miljø, hvor du sammen med dygtige og engagerede kollegaer får mulighed for at anvende og udvikle dine kompetencer inden for et bredt felt af arbejdsopgaver.

Vi vægter relationer og det sociale højt både i hverdagen og ved større begivenheder som enhedsseminarer.

For os er tillid, respekt, åbenhed, dialog, feedback og at lytte og være nysgerrige vigtige værdier. Samtidig er psykologisk tryghed, trivsel og udvikling i højsæde.

I Sekretariatet afprøver vi konceptet ”Fokustid”, som betyder, at vi har mødefri indtil frokost. I denne periode har vi alle fast 1,5 time med forstyrrelsesfri arbejdstid. Inden frokost er der derudover afsat tid til faglig sparring. Formålet er at skabe rammer, der giver ro og sikrer færre forstyrrelser samt faglig sparring mellem kollegaer og ledelse.

Vi tilbyder desuden fleksibel arbejdstid og gode muligheder for efter- og videreuddannelse, fx tekniske kurser i WorkZone Client (superbruger og konfigurator).

Om ansættelsen
Du vil blive ansat som kontorfunktionær i henhold til fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftale for kontorfunktionærer, laboranter og IT-medarbejdere.

Kontakt os gerne
Få mere at vide om stillingen ved at ringe til sektionsleder Nanna Grave Poulsen på 93 51 43 01 eller sekretariatschef Søs Holm Schack på 23 26 52 05.

Er du interesseret?
Klik på "søg stillingen" og send os din ansøgning med CV og eksamensbevis. Ansættelsessamtaler forventes afholdt i uge 34. Du kan læse mere om os på sst.dk