Tidsbegrænset stilling som eventkoordinator til forskningsunderstøttelse på Institut for Matematiske Fag

Institut for Matematiske Fag søger en eventkoordinator med erfaring indenfor afvikling af interne og eksterne arrangementer til en tidsbegrænset fuldtidsstilling i perioden 1. november 2024-31. oktober 2025.

Arbejdsopgaver:

Stillingen er opslået med særligt fokus på afvikling af arrangementer.

Instituttet afvikler mange arrangementer af forskellig størrelse og kompleksitet, og det er derfor vigtigt at alle vores arrangementer afvikles professionelt.

Arbejdet består i at understøtte vores ansatte i alt det praktiske, der opstår i forbindelse med afvikling af et arrangement på instituttet. Opgaverne spænder fra planlægning af arrangementer sammen med vores forskere over den praktiske afvikling af arrangementer såsom bestilling af lokaler, catering, AV-assistance til afregning af omkostninger, der vedrører det afholdte arrangement, samt alle de opgaver der opstår, når store arrangementer skal afholdes.

Forudsatte kompetencer/uddannelsesmæssige krav:

Det er vigtigt, at du i dit arbejde har fokus på at få opgaven løst og forstår værdien af at inddrage og samarbejde med andre faggrupper for at skabe det bedste resultat.

Det er desuden vigtigt, at du

• Kan arbejde selvstændigt og struktureret
• Ikke er bange for at tage ansvar for opgaverne
• Er god til at samarbejde, har gennemslagskraft, overblik og tager ansvar
• Er proaktiv og ikke bange for at tage fat i folk, når der skal leveres
• Har kendskab til forskningsverdenen og de arrangementer der afholdes, for eksempel masterclasses, forskningsseminarer, konferencer osv.
• Kan bruge KU’s it-systemer som for eksempel Indfak og Rejsud

Det er desuden en fordel, hvis du har erfaring med afvikling af store arrangementer, både før, under og efter arrangementet er overstået.

Vi tilbyder

• Et attraktivt job på et spændende institut med stor selvstændighed og afveksling i opgaverne og en bred kontaktflade, både internt og eksternt.
• En arbejdsplads, der prioriterer kontinuerlig faglig og personlig udvikling samt en passende balance mellem arbejdsliv og privatliv.

Tiltrædelsesdato er den 1. november 2024 eller hurtigst muligt derefter.

Vi holder samtaler løbende.

Løn og ansættelsesforhold

Alt efter din profil, uddannelse og erfaring ansættes du som fuldmægtig efter overenskomst for Akademikere i Staten eller som kontorfunktionær i løngruppe 3 i henhold til Fællesoverenskomsten mellem Skatteministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S-fællesoverenskomsten) og efter Cirkulære om organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).

Aflønning som fuldmægtig på overenskomst for akademikere er anciennitetsbestemt.

Den ugentlige arbejdstid er gennemsnitlig 37 timer.

Yderligere oplysninger

Som eventkoordinator vil du indgå i Administrationen og vil referere til administrationschefen. Instituttet ligger i HCØ-bygningen, Universitetsparken 5, 2100 København Ø. Administrationen består af cirka 15 medarbejdere.

Spørgsmål til stillingen kan rettes til konstitueret administrationschef Mette Ahm Sigh, [email protected].

Du kan endvidere læse om instituttet på https://www.math.ku.dk/.

Ansøgningsproces

Send din ansøgning vedlagt CV og relevant dokumentation elektronisk via Jobportalen (tryk på linket "SØG STILLINGEN" nederst i opslaget), så den er os i hænde senest den 22. september 2024.

Vi ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen. Vi opfordrer også nyuddannede til at søge stillingen.

KU er i færd med at designe en ny fælles administrativ organisering på KU, som forventes at medføre ændringer inden for det næste år til halvandet. Målet med den administrative reform er blandt andet at styrke det tværgående samarbejde, øge effektiviteten og sikre gode karriereveje for administrative medarbejdere på KU. Reformen vil indebære besparelser på administration. Du opfordres til at kontakte konstitueret administrationschef Mette Ahm Sigh, [email protected] for at høre nærmere til sammenhængen mellem denne stilling og den administrative reform.