Workplace Services Manager

Vil du være med til at opstarte og drifte et nyt og unikt flerbrugerhus for NGO’er og civilsamfundsorganisationer i København? Vi leder efter en dygtig Workplace Services Manager til vores nye flerbrugerhus, VOX, som åbner dørene op for cirka 800 medarbejdere i efteråret 2025. Du får lov til at være med fra starten og sætte præg på et nyrenoveret hus hvor bæredygtighed vil være i fokus.

Hvad er VOX?

VOX er navnet på det nye flerbrugerhus på cirka 12.000 m2 for NGO’er og civilsamfundsorganisationer. Huset ligger på Lyngbyvej 100 i København Ø, få meter fra Ryparken station. Huset ejes og udlejes af KIRKBI som står for den omfattende renovering som foregår. Genbrug og energi-optimering gennemsyrer hele projektet, og huset sigter efter en DNGB Gold-certificering.

Bestyrelsen for VOX lejerforening ansætter nu en leder til at stå for den daglige drift. VOX lejerforening består indtil videre af følgende organisationer: DRC Dansk Flygtningehjælp, International Media Support (IMS), Oxfam, Amnesty, Greenpeace, Globalt Fokus, Verdens Skove, ISOBRO, FN-forbundet og EuroMed Rights. Der er pt. stadig plads til flere mindre lejere. Foreningens formål er at udvikle og drive et flerbrugerhus rettet særligt mod civilsamfundsorganisationer og relaterede organisationer. Lejerforeningen VOX ønsker at skabe en arbejdsplads, hvor funktioner, visuelt udtryk og fællesskab skaber de bedst tænkelige rammer for de mange medarbejdere og frivillige, som vælger at bruge deres karriere og fritid på at arbejde for civilsamfundet og dets værdier.

Dine opgaver

Sammen med dit team vil du være ansvarlig for at sikre en indbydende oplevelse og en sikker og professionel drift af flerbrugerhuset. Før indflytningen i efteråret 2025 vil du arbejde med forberedelse, projektledelse og koordinering for at sikre, at alt er klar til indflytningen. Du vil også rekruttere dit team. Efter indflytningen vil du stå for den daglige drift af huset, sammen med dit team.

Kantinedrift og rengøring udliciteres, mens mange andre opgaver håndteres internt af dig og dit VOX service-team. Dine primære ansvarsområder vil være:

• Rekruttering og daglig ledelse af dit VOX service team som vil bestå af to receptionister, en vicevært og en administrativ medarbejder
• Almindelig drift af ejendommen som et flerbrugerhus, herunder:
  • Forhandling og indgåelse af kontrakter med diverse leverandører til VOX, herunder opfølgning og sikring af leverancer ifølge kontrakt med ekstern kantineleverandør
  • Reception og sikkerhed
  • Rengøring gennem eksternt rengøringsfirma
  • Mødecenter og mødebookingsystem
  • Vedligehold og fornyelse af fælles inventar og fællesarealerne generelt
  • Budgetopfølgning
  • Renovation
  • Vedligehold af udearealer
  • Forsikring af fælles arealer og aktiviteter
  • Udlejning og udlåning af fællesarealer i huset til aktiviteter og arrangementer arrangeret af civilsamfundsorganisationer.

Din profil

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke afgørende. Til gengæld er det vigtigt at du har minimum 5 års erfaring fra en lignende stilling og lysten og kompetencerne til at sikre en professionel drift af både indendørs og udendørs områder af et stort flerbrugerhus. Som leder forventer vi, at du besidder emotionel intelligens, fremmer et konstruktivt samarbejde, kommunikerer tydeligt og at du også er parat til at træde til og hjælpe til med praktiske opgaver ved behov.

• Erfaring med Facility Management
• Erfaring med forhandling og samarbejde med forskellige leverandører
• Evner og interesse for at udvikle driftsmæssige synergier på tværs af alle lejere i VOX huset
• Evner og interesse for at skabe et indbydende miljø i flerbrugerhuset
• Dansk og engelsk, i både skrift og tale. Nogle af lejerne har mange internationale medarbejdere og gæster som ikke taler dansk.
• Projektlederkompetencer og sans for formidling
• Struktureret og proaktiv
• Stærke samarbejdsevner

Vi tilbyder

Vi tilbyder et spændende lederjob i et uformelt men professionelt, nyt og unikt arbejdsmiljø med mange nationaliter, internationalt udsyn, masser af engagement og ikke mindst mange vigtige formål.
 

Startdato: 1. marts 2025 eller hurtigst muligt

Arbejdssted: Dit faste arbejdssted vil være VOX på Lyngbyvej 100, 2100 København Ø fra efteråret 2025 hvor vi overtager lejemålet. Før vi flytter ind i vores nye hus på Lyngbyvej 100, vil du have fast kontorplads hos Dansk Flygtningehjælp på Borgergade 10, 1300 København K.  Du vil også jævnligt sidde hos flere af de andre organisationer som flytter ind og er en del af VOX lejerforening. Dette vil gøre at du lærer lejerne at kende allerede før indflytningen.   

Løn- og ansættelsesvilkår: Vilkår er i henhold til ”Ansættelsesvilkår for medarbejdere i VOX” og inkluderer en attraktiv pensionsordning.

Stillingen er permanent. Du vil referere til den enhver tid valgte forperson for lejerforeningen.

Ansøgningsproces

Stillingen kan kun søges online på www.drc.ngo under Ledige Stillinger. Du er velkommen til at kontakte forperson for bestyrelsen i VOX lejerforening, Saga Wenden, [email protected] for flere oplysninger om stillingen.

Ansøgningsfrist:  søndag 12. januar 2025

Vi forventer at afholde samtaler i de to efterfølgende uger (uge 3 og 4) efter ansøgningsfristen.

VOX ønsker at fremme ligestillingen og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere at søge stillingen uanset alder, køn, religion, handikap eller etnisk baggrund.