Ledelsessekretær til Bifrost

Vi, i Bifrost, søger snarest muligt en ny ledelsessekretær, da vores nuværende ledelsessekretær er gået selvstændigt.
Er du god til at formulere dig på skrift? Kan du samle op på diverse drøftelser? Er du god til at planlægge, organisere og har du et godt overblik? Er du systematisk og grundig? Er du analytisk, kritisk og optaget af at evaluere og dokumentere? Kan du arbejde selvstændigt og målrettet? Hvis ja, så er det måske dig vi mangler som ledelsessekretær.
 

Om jobbet

Opgaverne er mangeartede og i det daglige vil der være stor aktivitet omkring dig, med mange henvendelser fra centerledelse, afdelingsledere og medarbejdere. I en hverdag, hvor ikke 2 dage er ens, vil dine opgaver primært bestå i:

Ledelsesunderstøttelse

• Forberedelse og dagsordener
• Referent på ledermøder, LokalMED mv.
• Planlægning og forberedelse af møder til centerledelse og afdelingsledere
• Kvalitetssikring og korrekturlæsning
• Kontakt til Organisation og Ledelse
• Tovholder i forhold til udviklingsprojekter og strategier
• Udarbejdelse af analyser, strategier, evalueringer, notater og præsentationer
• Vedligeholdelse og udvikling af hjemmeside
• Understøtte effektivisering af arbejdsgange
• Mange øvrige ad-hoc opgaver for ledelsen

Personaleadministration 

• Understøtte personaleadministrative funktioner
• Bistå i forbindelse med rekruttering
• Understøtte kvartalsvise ledelsestilsyn
• Superbruger i forsikringssystemet Safetynet
• Journalisering og arkivering i ESDH-systemet Sbsys
• Håndtering af aktindsigter
• Hjemmesideredigering
• Koordinere, samle og bidrage til Nyhedsbrev

 

Vi søger dig der:

• Har en kontorfaglig uddannelse, gerne med relevant efteruddannelse og erfaring fra et lignende job i offentlig regi
• Er i besiddelse af den nødvendige faglige ballast i forhold til de arbejdsopgaver, som jobbet indebærer. At du tillige er en erfaren og kompetent IT-bruger, er en forudsætning.
• Har nogle års erfaring fra et lignende job og gerne med erfaring fra børne- og ungeområdet. Har stærke kommunikative kompetencer, både mundtligt og skriftligt
• Har blik for ressourceperspektivet i opgaveløsning og arbejdsgange
• Kan arbejde selvstændigt og resultatorienteret i en organisation, hvor gennemslagskraften afhænger af både indholdet og måden det formidles på
• Har fokus på detaljen og det store overblik, er udpræget teamplayer og trives bedst, når du skal holde mange bolde i luften på samme tid

Du skal være i besiddelse af den personlige integritet, der er en forudsætning for virket som ledelsessekretær. Du er loyal, har udpræget servicegen, besidder evnen til at tage ansvar, handle og træffe beslutninger, når det er påkrævet.
Vi arbejder med systemer som Outlook, Teams, KMD Rollebaseret indgang, Sbsys, Umraco
 

Om os

Bifrost -Specielle tilbud til børn og unge med funktionsnedsættelse, består af Kilden, Bygden, Gården og Familiekontoret. Kilden er et døgn- og støtteopholdstilbud til børn med multiple funktionsnedsættelser. Bygden og Gården er støtteopholdstilbud til hjemmeboende børn med fysiske og psykiske funktionsnedsættelser samt døgntilbud til børn og unge med autisme spektrum forstyrrelser. Familiekontoret tilbyder en række ydelser som oftest foregår i hjemmet hos den enkelte familie.
Bifrost består af ca. 265 medarbejdere, 1 centerleder og 1 vicecenterleder samt 5 afdelingsledere fordelt på 3 matrikler. Du vil være en del af vores administrationsgruppe, der består af 10 medarbejdere under ledelse af vicecenterlederen. Administrationen er beliggende på adressen Overbyparken 30B, 7080 Børkop.
 

Vi tilbyder dig

En attraktiv stilling i en organisation

• Præget af forskellige opgaver i forskellige tempo med høj faglighed og kvalitet i opgaveløsningen
• Med et værdisæt, der bl.a. er baseret på anerkendende tilgang, er ressourcefokuseret og med respekt for hinandens forskellighed
• Hvor medarbejdernes trivsel og kompetenceudvikling er forudsætning for at opgaven løses med høj kvalitet
• Med engagerede kollegaer som forventer medspillende modspil

 

Ansættelsesvilkår

Fast fuldtidsstilling
Tiltrædelse, snarest muligt, senest 1. maj 2025
 

Ansøgningsfrist

Ansøgningsfrist er 19. marts 2025
 

Samtaler forventes afholdt

Ansættelsessamtaler afholdes 25. marts 2025 med evt. 2. samtaler 27. marts 2025
 

Har du lyst til at vide mere?

Ønsker du flere oplysninger om stillingen er du velkommen til at kontakte vicecenterleder Nadia Svoldgaard, mail: [email protected] eller på telefon 92 43 09 18
Du kan læse mere om os på www.bifrost.vejle.dk
 

Attester

Vi indhenter børneattest og offentlig straffeattest med samtykke.