Tips til jobsamtaler over video

Der har nok aldrig været ligeså meget brug for at planlægge og afholde møder, interviews, undervisning og meget andet over video, som i tiden under og efter COVID-19 pandemien. Mange danske arbejdspladser har også taget ideen om øget arbejdstidsfleksibilitet for deres medarbejdere samt remote/hjemmearbejde mere permanent til sig.

Netop hjemmearbejde kan stille flere krav til ens tekniske setup, da det for mange ikke har været hverdagskost at afholde sine møder over Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts eller et af de andre mange videoopkaldstjenester, der findes derude. Der skal i hvert fald lidt mere til for at få det hele til at spille på en optimal og professionel måde, end når du bare lige FaceTimer med din familie eller venner!

Er du en af dem, der er nødt til at arbejde hjemmefra, men som samtidig har en rekruttering i gang og har behov for at afholde jobsamtaler? Så behøver du ikke aflyse dine planlagte samtaler. Hold dem i stedet over video, så du stadig kan ”møde” dine kandidater og lære dem at kende ansigt til ansigt, selvom I ikke er i samme rum.

Vi giver dig her en håndfuld tips til, hvordan du bedst muligt forbereder dig til og gennemfører dine interviews over video.

Du kan passende sende samme tips videre til de kandidater, du planlægger at afholde jobsamtaler med over video, så de også kan føle sig godt forberedte til jeres kommende videomøde.

Forbered dig ekstra grundigt

Det giver sig selv, at du skal forberede dig ordentligt inden samtalen med din kandidat – helt ligesom du plejer, når jobsamtaler fx foregår i et mødelokale på dit kontor. Dog er der en håndfuld ekstraordinære ting ved videomøder, som du skal sørge for at få styr på på forhånd, så du undgår spildtid, forvirring og et kikset førstehåndsindtryk.

Aftal med kandidaten på forhånd, hvilken videoopkaldstjeneste I vil bruge. Her har du som arbejdsgiver naturligvis en vis bestemmelsesret, men vær fair og vælg helst en tjeneste, som er gratis og let at downloade eller tilgå for en privatbruger, som fx Skype eller Google Hangouts. Her kan du i god tid inden fx dele dit Skype-ID/brugernavn med kandidaten eller dele et direkte link til jeres videomøde. Du kan også planlægge et videoopkald med dato og tid, helt ligesom du planlægger et almindeligt møde, så har begge parter det fastlagt i kalenderen.

Hvis muligt, så gennemfør videojobsamtalen med kandidaten alene, eftersom det er bedst at holde antallet af deltagere på et minimum, når det foregår online. Jo flere der deltager i videoopkaldet, jo flere kan komme til at tale i munden på hinanden eller på anden vis forstyrre flowet i samtalen. Er det absolut nødvendigt, at din kollega, leder eller HR-chef deltager i jobsamtalen, så sæt et par retningslinjer op sammen med vedkommende om, hvem der taler med kandidaten hvornår – og mute gerne din mikrofon, når du ikke har ”taleret”. Det vil også gøre kandidaten mindre usikker eller forvirret, hvis han/hun får at vide, hvem af jer der vil styre samtaleforløbet.

Sørg for at kandidaten har fået resultater på personligheds- og færdighedstests og/eller andre relevante dokumenter tilsendt forud for samtalen. I kan også vælge at dele skærm og filer med hinanden under opkaldet, hvis I skal gennemgå noget sammen på din eller kandidatens skærm.

Styr på teknikken

Forbered og afprøv dit udstyr forud for samtalen. Test at lyd og video fungerer korrekt, især hvis du ikke er vant til at bruge videoopkald. Luk alle programmer og websider ned, som du ikke skal bruge under opkaldet, så de ikke tærer på videokvaliteten. Vær opmærksom på, at der ikke er forstyrrende elementer i baggrunden, såsom høje lyde (sæt din mobil på lydløs!), rod, bevægelse eller skarpt lys. Her kan funktioner som baggrundssløring også være til hjælp. Arbejder du hjemmefra med børn i huset, så tilgiv dog dig selv for at blive forstyrret af dem midt i videosamtalen – det er trods alt en situation, de fleste er forstående over for.

Kommunikationsbureauet Geelmuyden Kiese har lavet en fin lille videoguide med tip og tricks til bl.a. opstilling, lys og lyd, så du fremstår ekstra skarpt og professionelt til videomøder fra hjemmekontoret – den finder du her.

Under samtalen

Selvom det kan føles mærkeligt at kigge direkte ind i kameraet under et videoopkald i stedet for på skærmen, så husk at gør det så meget som muligt – for på den måde holder du ”øjenkontakten” med personen på den anden side.

Pas på med ironi, sarkasme og spøgefulde bemærkninger, som måske ville indgå i en normal ansigt til ansigt samtale for at holde en let tone. Der kan lettere opstå misforståelser over video med den slags, især hvis der er lidt forsinkelser på opkaldet. Derfor bør du også være ekstra opmærksom på, om kandidaten har talt færdig, inden du begynder at svare, da I ellers kan komme til at snakke i munden på hinanden. Kropssproget aflæses heller ikke så godt i et videoopkald – og er helt fraværende i et telefonopkald. Så er du typen, der normalt ”taler” meget med dine hænder, arme og skuldre, så prøv at hold igen med det, også så videoen ikke bliver et sløret rod af bevægelser.

Forvent det uventede!

Ingen er perfekte – og det gælder også for videoopkaldstjenester! Mange ting kan gå galt med forbindelsen eller teknikken i løbet af et videomøde, så hav en backup plan klar og gå ikke i panik eller bliv irriteret, hvis tingene kikser. Husk på, at der sidder en kandidat på den anden side af ”bordet”, som allerede kan være meget nervøs i forbindelse med jobsamtalen. Så du skal sørge for at være den, der dæmper stressen og får gennemført samtalen bedst muligt. I kan fx prøve at skifte over til en anden videoopkaldstjeneste, hvis det går galt med den førstvalgte, eller I kan færdiggøre interviewet over telefonen. Det vigtigste er, at du holder hovedet koldt, og så skal resten nok gå!

Uanset hvordan jobsamtalen er gået, så er det altid god stil og skik at følge op bagefter med en ”tak for snakken” e-mail til kandidaten, hvor du også kan fortælle eller gentage, hvordan det videre forløb i rekrutteringsprocessen vil foregå, så der ikke er nogen løse ender.

Held og lykke med dine jobsamtaler over video!

Kontakt Ofir hvis du har brug for hjælp til rekruttering og jobannoncering